10 tips om informatie van Excel in Relatics te importeren

In de beginfase van een project is er vaak al veel informatie beschikbaar. Denk aan een Excel-bestand met systeemeisen of een document met standaardrisico’s. Het is zeer gebruikelijk om bij aanvang van een project eenmalig alle relevante informatie in Relatics te importeren.
Ondanks dat importeren van informatie in Relatics sneller en minder foutgevoelig is dan handmatig invoeren, zijn er ook uitdagingen. Zo kan het bronbestand incompatibel zijn, verkeerd op het Relatics informatiemodel gemapped worden, of inconsistente informatie bevatten t.o.v. Relatics. Hoe ga je het beste met deze uitdagingen om? En hoe weet je zeker dat het resultaat klopt?
In dit artikel worden 10 tips beschreven die u helpen om gegevens accuraat in Relatics te importeren.

Tip 1: Zet informatie uit een Excel-bestand in een nieuw Excel-bestand

Soms blijkt een Excel-bestand incompatibel te zijn met de Relatics import. In dat geval is er na de import niets gebeurt. Er is geen informatie bijgekomen of aangepast. Om dit probleem te voorkomen is het advies om vooraf altijd de informatie met eisen uit het originele Excel-bestand te kopiëren en te plakken in een nieuw Excel-bestand. Aan te raden is om de functie ‘Plakken speciaal… Waarden’ (EN: ‘Paste special… Values’) te gebruiken. Hierdoor weet je zeker dat je alleen de informatie krijgt en geen opmaak en formules.

Tip 2: Splits gescheiden informatie in 1 cel op in meerdere rijen

Regelmatig wordt informatie in Excel in één cel beheert. Bijvoorbeeld, een cel met meerdere issues die komma of enter gescheiden zijn:

Het probleem is dat de Relatics import de afzonderlijke issues niet kan herkennen. De oplossing is om de volledige rij in Excel met eisdata te dupliceren en de afzonderlijke issues uit te splitsen over de regels:

Tip 3: Zet datums om naar het juiste format

Datums zijn vaak een uitdaging bij het importeren. Als je een datum importeert (bijv. een deadline van een issue bij een eis), dan kun je in Relatics een vreemde reeks getallen zien (bijv. ‘43003’). Dit komt omdat Excel op de achtergrond elke datum in een eigen formaat opslaat. Om dit probleem op te lossen, gebruik je eerst formatting of formules in Excel om elke datum in het juiste format (“jjjj-mm-dd”) te zetten. Vervolgens maak je een nieuwe kolom die je formatteert als ‘Tekst’. Als laatste stap plak je de waarden via ‘Plakken speciaal… Waarden’ in de nieuwe kolom. Met dit resultaat kun je elke datum correct in Relatics importeren:

Tip 4: Controleer of de kolommen uit het Excel-bestand overeenkomen met die in de import definition

Het komt voor dat informatie van een bepaalde kolom uit het Excel-bestand met eisen niet geïmporteerd wordt. De oorzaak ligt vaak in de mapping van de Excelkolommen op de source columns van de import definition. Er is bijvoorbeeld vergeten om een kolom te mappen of de kolommen matchen niet exact qua naam. Voordat je gaat importeren is het aan te raden om alle kolomnamen nog een keer goed te controleren. Let vooral van beide kanten of je compleet bent en of er geen spaties achter of voor kolomnamen staan. Controleer ten slotte of elke source column ook daadwerkelijk gebruikt wordt in een import node.

Tip 5: Test de import eerst in een clone workspace, daarna pas in de live workspace van een project

Het kan altijd gebeuren dat informatie uit het Excel-bestand met eisen anders wordt geïmporteerd dan verwacht. Het is dan erg vervelend en tijdrovend om alle informatie in Relatics handmatig te herstellen. Om dit te voorkomen is het advies om de import altijd eerst in een clone workspace te testen.

Geef de clone workspace een duidelijke naam (bijv. ‘.. Test Import <datum>’) en verwijder alle users om verwarring bij projectmedewerkers te voorkomen. Nadat de eigenaar van het Excel-bestand zijn akkoord op het importresultaat geeft, kan de import in de live workspace geïmporteerd worden.

Tip 6: Controleer data in het Excel-bestand dat niet in Relatics aangemaakt mag worden

In het Excel-bestand kan informatie staan dat niet overeenkomt met Relatics. Bijvoorbeeld, in Excel staat een eistype Externe Raakvlakken, terwijl in Relatics de naam Extern Raakvlak staat. Voordat je gaat importeren is het verstandig om het Excel-bestand door te scannen en aan te passen op dit soort inconsistenties. Wanneer in Excel naar informatie verwezen wordt dat tekstueel niet voorkomt in Relatics, dan zal de import hierop blokkeren. Je krijgt dan een duidelijk signaal voor inconsistenties in de data die jezelf niet bent opgevallen:

Tip 7: Controleer de import log op comments en warnings

Na een succesvolle import is het aan te raden om de import log te controleren op fouten. Oorzaken zijn vaak inconsistenties in de data van het Excel-bestand of fouten in de configuratie van de import definition. Na het downloaden van de import log kun je de kolom status het beste filteren op comment of warning:  

In bovenstaande screenshot is te zien dat er op sommige regels in het Excel-bestand geen issue staat. Deze meldingen helpen om te beoordelen of het Excel-bestand compleet is of dat er bewust geen issues zijn aangemaakt voor de betreffende eisen.

Tip 8: Vergelijk het aantal eisen uit het bronbestand met het aantal in Relatics

Een effectieve testmethode is om het aantal eisen in het Excel-bestand te tellen en dit te vergelijken met het aantal eisen dat in Relatics geïmporteerd is. Tel vooraf het aantal eisen in Excel. Als eisen zijn uitgesplitst over meerdere regels, dan kun je in een kopie van het Excel-bestand de functie ‘Duplicaten verwijderen’ (EN: ‘Remove Duplicates’) gebruiken om tot de unieke set van eisen te komen. In Relatics kan in Workspace Studio in het model op de detailpagina van eisen het totaalaantal opgezocht worden. Kijk voordat je gaat importeren wel eerst of er al eisen in Relatics zijn, zodat je weet welk aantal je verwacht na de import.

Tip 9: Voer steekproeven uit op de geïmporteerde data o.b.v. het Excel-bestand

Het is sterk aan te raden om na het importeren een aantal steekproeven te doen of de eisen goed in Relatics geïmporteerd zijn. Controleer of de eis en alle metadata op de eerste regel in het Excel-bestand inhoudelijk 1-op-1 overeenkomt in Relatics. Doe hetzelfde voor de laatste regel om zeker te weten dat de import alle regels behandeld heeft. Scan verder door de lijst van eisen en de lijsten van gerelateerde metadata of je dingen opvallen, zoals duplicaten of inconsistenties.

Tip 10: Maak gebruik van Excel-templates voor imports om fouten te voorkomen

Wanneer bij aanvang van ieder project eenmalig gebruik wordt gemaakt van imports, is het verstandig om naast de import definitions ook te voorzien in Excel-templates. In zo’n Excel-bestand zet je alle kolomkoppen die gebruikt worden door de import definition. Het is aan te raden om ook wat voorbeelddata erin te zetten, zodat een eindgebruiker weet hoe het Excel-bestand ingevuld dient te worden. Voor eindgebruikers is het overzichtelijk om deze Excel-templates en import definitions te ontsluiten op een navigation page.

Eindresultaat

Het loont om een import van een Excel-bestand met eisen in Relatics zorgvuldig voor te bereiden en te testen. Zo voorkom je fouten in het Excel-bestand, fouten in de mapping op Relatics en dat informatie anders wordt geïmporteerd dan verwacht. Het eindresultaat is dat eisen accuraat in Relatics worden geïmporteerd:

Downloaden

Upload onderstaand rcs-bestand in je environment om de uitgewerkte voorbeelden van dit artikel te bekijken:

Contact

Heeft u hulp nodig bij het toepassen van de technieken en tips in uw eigen casus? Of heeft u vragen, opmerkingen of suggesties over dit artikel? Neem dan contact op met een van onze consultants.