Concurrentiegerichte dialoog als basis voor succesvol aanbestedingsproces Rotterdamsebaan

De Rotterdamsebaan wordt de nieuwe verbindingsweg tussen knooppunt Ypenburg (A4/A13) en de Centrumring van Den Haag. De bouw van een compleet nieuwe stadsentree is het grootste infrastructurele project uit de geschiedenis van de gemeente Den Haag. Voor de aanbesteding koos gemeente Den Haag voor een concurrentiegerichte dialoog. Daarbij is het essentieel dat alle keuzes en processen duidelijk en transparant worden vastgelegd. De communicatie in de dialoogfase is begeleid en vastgelegd in Relatics. Door de constructieve samenwerking met vijf consortia, kon de gemeente op basis van een gedegen oordeel het beste aanbod kiezen. In december 2015 werd het hoofdcontract gegund.

Na de afronding van de planologische voorbereiding, startte de gemeente met het opstellen van het contractdocument. Dit project betreft een Design, Built & Maintain-contract. Frank Haring is namens de gemeente verantwoordelijk voor het ontwerp en de uitvoering van de grote kunstwerken. “Om het beste resultaat te bereiken, is het zaak dat we de opdrachtnemer veel vrijheid bieden. Daarom hebben we de vraagspecificatie zo functioneel mogelijk gehouden.”

Goede voorbereiding met een duidelijk beeld van de specificaties

De technische eisen zijn gespecificeerd in Relatics. Haring: “We wilden alle relevante informatie centraal opslaan en niet met losse Excel-lijsten werken. Relatics volgt alle principes van SE en biedt een duidelijke hiërarchie en overzicht. Hierdoor is informatieopslag minder foutgevoelig en zijn aanpassingen eenvoudig en transparant door te voeren. Zo konden we een volledig beeld van de vraagspecificatie krijgen en het aanbestedingsproces goed voorbereiden.”

Een duidelijke structuur creëert een gelijk speelveld

De aanbesteding bestond uit een concurrentiegerichte dialoog met vijf consortia. Haring: “We hebben een kopie van de database beschikbaar gesteld aan de potentiële opdrachtnemers, zodat zij alle technische eisen konden inzien. Verder is de communicatie rondom vragen en antwoorden ondergebracht in de Q&A-configuratie van Relatics.” Dit bood de gemeente overzicht en een heldere structuur. “Het proces is gedigitaliseerd in een workflow waardoor vragen, antwoorden en opmerkingen centraal beschikbaar zijn en automatisch gesynchroniseerd worden. Zo ontstaat een gelijk speelveld tussen de deelnemers.”

Contouren Rotterdamsebaan LR
Contouren Rotterdamsebaan
Peter van Oosterhout

Eenvoudig distributie van vragen versnelt het proces

De keuze voor Relatics bood Haring ook praktische voordelen. “Aannemers verzamelen vaak een aantal vragen en sturen die samen in een Word-bestand of mail. Het is dan aan ons om het overzicht te behouden. Nu was de stroom met vragen veel evenwichtiger verdeeld. Bovendien is het makkelijker om ze automatisch in onze organisatie te verspreiden. Bijvoorbeeld door ze direct aan een specialist of dienst toe te wijzen. Dit versnelt het proces. Extra voordeel is dat een vraag over een specifieke eis ook direct aan een technische specificatie te koppelen is.”

Een solide basis voor constructieve dialoog

Ook de aannemers vonden deze werkwijze prettig. Niet ieder consortium werkte al met Relatics, maar na een korte handleiding kon iedereen er goed mee overweg. Dat gold ook voor Ruben Langeveld, Systems Engineer van het consortium dat de aanbesteding uiteindelijk won: Combinatie Rotterdamsebaan met BAM Infra en Wayss & Freitag. “De keuze voor deze Relatics configuratie vergemakkelijkt de dialoog. Het is een prettige bijkomstigheid dat wij als combinatie ook bij andere projecten met Relatics werken. Wij hebben de eisen in onze eigen omgeving geïmporteerd. In ons geval hebben we daarmee een goede basis die we combineren met andere relevante informatie, zoals proceseisen en projectbeheersing.”

Praktische tool voor effectief informatiebeheer

Het grootste voordeel van Relatics ligt volgens Langeveld overigens niet per se in de aanbestedingsfase. “Hoewel het praktisch is om vragen te stellen en antwoorden te ontvangen, concentreren de voordelen zich voor ons vooral in de uitvoering. Desalniettemin is het zeer praktisch dat de eisen, risico en eerste ontwerpen meteen in een gestructureerde, flexibele en centrale omgeving opgeslagen zijn. Vanuit SE-perspectief is Relatics een zeer praktisch hulpmiddel om informatiestromen goed en efficiënt te beheersen. Zo kunnen we de eisen in de ontwerpfase doelgericht toewijzen aan onze experts. Door eisen op basis van objecten te structureren, is het mogelijk om sets voor verschillende hoofddisciplines, zoals civiel, wegen of technische installaties aan te bieden. Zij kunnen dan met deze informatie aan de slag en leggen ook hun vorderingen en keuzes duidelijk vast.”

17149383411_b0d50e05c1_k
Neherkade tunnel
David van Keulen

Op feiten gebaseerde samenwerking is gegarandeerd

In aanloop naar de uitvoering en tijdens de bouw kan de Combinatie Rotterdamsebaan aantoonbaar maken dat ze doen wat ze zeggen en het contract volgen. Langeveld: “De gemeente wil de risico’s van het project beheersen en risicomanagement monitoren. Nu kunnen wij alle keuzes en processen goed en transparant vastleggen. Aan de andere kant

 

kan de opdrachtgever met de viewfunctie altijd meekijken. Op die manier praten we altijd over de feiten op basis van de meest actuele stand van zaken en is alles wat er gebeurt te relateren aan de eisen die vooraf vastgelegd zijn.” Haring onderstreept dat. “Tijdens de aanbestedingsfase heeft Relatics bewezen dat het een handige tool is, die de communicatie aanzienlijk vergemakkelijkt heeft. Dit had zeker een positief effect op de aanbesteding en het eindresultaat.”

Over Frank Haring

Na het afronden van zijn studie civiele techniek, met specialisatie betonconstructies, aan de Technische Universiteit Delft, is Frank Haring meer dan tien jaar werkzaam geweest als Project Engineer bij Witteveen+Bos. Sinds medio 2013 is hij werkzaam als projectleider Civiel bij de Projectorganisatie Rotterdamsebaan van de gemeente Den Haag. In deze functie is hij verantwoordelijk voor het ontwerp en de realisatie van de boortunnel en de verdiepte ligging ter hoogte van knooppunt Ypenburg. 

Frank Haring

Over Ruben Langeveld

Na het voltooien van zijn studie civiele techniek aan de Universiteit Twente en het behalen van zijn master in Construction Process Management, startte Ruben Langeveld bij BAM. Hij is sinds drie jaar werkzaam bij BAM Infraconsult bij de afdeling RAMS/Risk/SE. In deze functie is hij verantwoordelijk voor Systems Engineering en Risico Management. Daarnaast is hij lid van het Relaticsteam van BAMinfra.

Ruben Langeveld

Artikelen over Vraag en Antwoord

GKB versterkt vertrouwen van opdrachtgevers met inzet van Relatics

De bouw van de woonwijken Keijzershof en Tuindershof in de gemeente Pijnacker-Nootdorp stelde het Hoogheemraadschap van Delfland voor een uitdaging met de afvoer van regenwater.

Read More

Vraag en Antwoord

Ondersteuning van de concurrentiegerichte dialoog tussen opdrachtgever en aannemers door vragen, antwoorden en meldingen veilig te synchroniseren.

Read More

De toepassing van Relatics bij de aanbesteding van de Rotterdamsebaan

De Rotterdamsebaan is de verbindingsweg tussen knooppunt Ypenburg (A4/A13) en de Centrumring van Den Haag. In 2014 – 2015 heeft de aanbesteding van dit project plaatsgevonden. Daarbij is gebruik gemaakt van Relatics tijdens zowel de vraagspecificatie als de formele communicatie met gegadigden tijdens de dialoogfase. Presentatie Over de schrijver Joost Joustra is sinds medio 2013…

Read More