De introductie van Referencing

Als onderdeel van het concept Distributed Integration, introduceren wij vol tros een nieuwe functionaliteit van Relatics: “Referencing”. Referencing ontmantelt de klassieke grenzen van workspaces en tilt informatiemanagement naar een hoger niveau.

Het concept Referencing

 

De functionaliteit Referencing maakt het mogelijk om informatie uit algemene bronnen, projecten en centrale bibliotheken te integreren. U gebruikt, verrijkt en bouwt op informatie van andere workspaces, alsof deze informatie deel uit maakt van uw eigen workspace. De mogelijkheden zijn eindeloos, bijvoorbeeld: elimineren van redundante informatie, creëren van centrale dashboards, beheren van de ad hoc-informatie of het aannemen van externe gegevens in de oorspronkelijke opmaak.

Het gedistribueerde karakter van ons integratie concept verzekert dat workspaces nog steeds autonome entiteiten zijn. Gebruikers blijven verantwoordelijk voor hun eigen informatie en behoeften. Ze hebben flexibiliteit op workspace niveau en tegelijkertijd zijn ze in staat een coherent netwerk te creëren waarin alle informatie daadwerkelijk effectief wordt gedeeld. Wij verwijzen u naar het artikel Distributed Integration voor best practices en modelontwerpen.

De volgende secties hebben betrekking op de functies die samen de functionaliteit Referencing vormen.

Pointer type en instanties

Relatics type-elementen zoals een eis, persoon of document hebben een nieuwe instelling “Reference behaviour”. Wanneer ingesteld als “Act as pointer”, worden intstantie-elementen gedefinieerd als pointer,  die verwijst naar de bron.  

Als voorbeeld hebben wij “Project ABC” met activiteiten en projectleden die verantwoordelijk zijn voor deze activiteiten. We kunnen het type "Project member" instellen als “Act as pointer” en het project voor de projectleden afhankelijk te maken van de "Employees" workspace (zie artikel Referencing - Step by step approach).

Wanneer we "John Brown" voor de eerste keer aan een activiteit toewijzen, wordt John automatisch aangemaakt als pointer element. De instantie "John Brown" in de "Employees" workspace wordt dan refererent genoemd.  

Nieuwe pointers zijn altijd gebaseerd op een referent. Een pointer kan niet vanuit het niets worden gemaakt. Eigenlijk is het bestaan van een pointer gerechtvaardigd door de referent.

Voor gebruikers werkt Referencing vrij eenvoudig en is het vergelijkbaar met webservices. In de project workspace, hoeven gebruikers alleen een verantwoordelijke persoon toe te wijzen, terwijl ze eigenlijk kiezen uit de “Employees” workspace.

Om gebruikers van de project workspace te informeren dat projectleden eigenlijk pointers zijn, vertonen de pictogrammen een groene stip. Dit maakt de gebruikers bewust van de status van de pointer en het feit dat de persoonlijke gegevens van een project lid elders wordt beheerd.

De meest voor de hand liggende toepassing van de hierboven beschreven functie, is het delen van algemene informatie over een groot aantal workspaces. Bijvoorbeeld werknemers, generieke documenten, projectrollen en eis categorieën kunnen in éen workspace worden beheerd en effectief worden hergebruikt in vele andere workspaces.

In het onderstaande voorbeeld, wordt informatie van werknemers centraal beheerd in een workspace.

Dit voorkomt dubbelingen in adressen of telefoonnummers. De mogelijkheid om het eigenaarsschapen het gebruik van informatie te verdelen over meerdere workspaces biedt eindeloze mogelijkheden om informatiebeheer te verbeteren. Bijvoorbeeld, grote projecten hebben meestal betrekking op verschillende vakgebieden, elk met een eigen informatiebehoefte. Een slimme verdeling van informatie over verschillende workspaces, maakt een dergelijk project flexibeler en beter aanpasbaar aan veranderende informatiebehoefte. En door het gebruik van Referencing, blijft de informatiebehoefte per domein steeds op orde.

Een andere toepassing is de integratie van externe gegevens in uw eigen (project) workspace. Denk aan een grote hoeveelheid eisen die door de opdrachtgever van het project wordt verstrekt. Uiteraard kunnen deze eisen direct in de project workspace worden geïmporteerd. Als alternatief kunt u de eisen ook in zijn oorspronkelijke structuur in een aparte workspace opslaan (bijv. een COINS stuctuur). In de project workspace creëert u de eisen als pointer-element en behoudt u de referentie naar de oorspronkelijke eisen van de opdrachtgever. Door dit te doen, kan de project workspace naar wens worden aangepast, terwijl de oorspronkelijke eisen van de klant onaangetast blijven.

Uitbreiding van pointers

Hoewel pointer-elementen zijn gebaseerd op een referent, kunnen ze nog steeds worden verrijkt met hun eigen informatie. Net als gewone elementen, kunnen pointers hun eigen eigenschappen en relaties hebben. Indien aanvullende informatie gewenst is, kan het pointer type worden uitgebreid als elk ander elementtype.

Na de uitbreiding van een type, kan informatie die uitsluitend 'lokaal' relevant is, worden onderhouden op de plaats waar het behoort. Bijvoorbeeld, persoonlijke informatie die alleen relevant is voor leden van project ABC kan worden gehandhaafd in de "Project ABC" workspace zonder dat het van invloed is op de "Employees" workspace.

Uitbreiding maakt het ook mogelijk dat gebruikers een tijdelijke workspace kunnen creëren voor ad hoc analyses of wanneer er op korte-termijn een informatiebehoefte is. Stel dat een bedrijf wil bijhouden welke werknemers alleen een kerstkaart ontvangen tegen het einde van het jaar en welke werknemers een volledige doos met wijn ontvangen. Dergelijke informatie werd voorheen opgeslagen in de workspace "Employees". Met Referencing, kunnen tijdelijke gegevens worden opgeslagen in een aparte workspace "Christmas" zonder de "Employees" workspace te vervuilen.

Nadat de kaarten en dozen wijn zijn verstuurd, kan de workspace weer worden vernietigd. Nogmaals, omdat "Christmas" een aparte workspace is, zal de verwijdering geen effect hebben op de "Employees" workspace.

Meerdere bronnen

Het referentie-element waarop pointers zijn gebaseerd, hoeven niet noodzakelijkerwijs uit één enkele bron te komen; een pointer type mag meerdere bronnen hebben. Deze functionaliteit maakt de integratie van afzonderlijk beheerde bronnen zoals document-containers, interne en externe eisen of artikelbibliotheken in een enkele set van pointer instanties mogelijk.

Bijvoorbeeld, gebruikers willen mogelijk zowel werknemers als freelancers
selecteren, wanneer ze verantwoordelijke personen willen toewijzen aan activiteiten. Dit kan worden gerealiseerd door de “Project member” pointer te laten verwijzen naar twee verschillende referentie-elementen, te weten “Employee” en “Freelancer”.

Bron bibliotheken

Om pointer-elementen te creëren die zijn gebaseerd op referents, moeten er eerst referentie-bronnen worden toegewezen. Dit kan op dezelfde wijze worden gerealiseerd als het definiëren van pointer-elementen. In plaats van “Act as pointer”, wordt het referentie-gedrag van een Relatics type-element ingesteld als “Act as referent” (verwijzing naar het artike (Referencing - Step by step approach).  Deze instelling maakt de instanties beschikbaar voor andere workspaces in de Relatics omgeving.

Zoals pointer-elementen niet kunnen gecreëerd uit het niets, kan een referentie-element niet worden verwijderd wanneer er een pointer-element is dat refereert naar het referentie-element. Wanneer werknemer “John Brown” (welke een referentie-element is) ook een project member (pointer) is in een andere workspace, kan John niet worden verwijderd uit de “Employee” workspace.

Gebruik de “Find Pointers” mogelijkheid om na te gaan welke workspaces een pointer bevatten naar het betreffende referentie-element.

Het is zelfs mogelijk om een type-element als pointer en als referentie-element aan te wijzen. In het voorbeeld acteerde type “Employee” als referentie-element. Wanneer deze wordt ingesteld als ”Act as pointer en referentie-element”, kunnen we de Employees” workspace creëren vanuit een derde, meer generieke “Name-Address” workspace welke alle contactgegevens bevat. Op deze manier kunnen gestapelde configuraties van Referencing worden ondersteund.

Veiligheid & integriteit

Om ongewilde referencing en querying over andere workspaces te voorkomen, is er een extra beveiligingslaag geïntroduceerd.  Workspaces hebben nu de instelling “Entry code”, die het mogelijk maakt om workspaces uit te sluiten als bron. Andere workspaces hebben deze entry code nodig wanneer ze de specifieke bron willen raadplegen.

Aanvullend, is er nog een integriteit functionaliteit geïntroduceerd om ongewilde inconsistenties tussen workspaces tegen te gaan. Inconsistenties kunnen ontstaan na het uploaden of het herconfigureren van een workspace. Gepaste feedback is een stimulans voor gebruikers om deze inconsistenties te herstellen.

Bijvoorbeeld, beschouw “Project DEF” waarin eigen projectleden beheerd worden. Om workspace “Project DEF” te koppelen aan de “Employees” workspace, wordt het gedrag van “Project member” verandert in “Act as pointer”.  Met als gevolg dat de werknemers instanties veranderen in een pointer. Maar deze pointers starten onvermijdelijk als ongeldige pointers, omdat de bijbehorende referents nog niet zijn bepaald. Inconsistentie zoals een ongeldige pointer wordt aangegeven door een waarschuwing. Gebruikers moeten deze inconsistentie herstellen en zo de waarschuwingen ongedaan maken, voordat ze verder kunnen werken in de workspace.

Een ander scenario dat kan resulteren in een waarschuwing, is het uploaden van een workspace. Wees ervan bewust dat gedurende de ‘offline’ periode van de pointer workspace een refererent kan worden verwijderd uit de bron workspace. Na het uploaden is de betreffende pointer ongeldig en moet worden hersteld. Een derde scenario dat resulteert in waarschuwingen is wanneer een a pointer workspace overgaat van de ene bron in de andere. Een referent in de oude bron, kan dan niet langer beschikbaar zijn in de nieuwere versie van de bron.

Release datum

Vrijgegeven op 22 December, 2015.