Documentgericht werken hardnekkig in Systems Engineering

In traditionele bouw- en constructieprojecten wordt vanaf dag één tot afronding van de laatste ontwikkelingsfase alle informatie opgeslagen in documenten, spreadsheets en andere bestanden. Deze documenten zijn van vitaal belang voor het hele engineeringproject, omdat ze zowel de huidige status van de ontwikkeling bevatten als ook input zijn voor volgende engineeringfases en bovendien worden gebruikt om te communiceren met alle belanghebbenden.

Met andere woorden: documenten bevatten een momentopname van de status van een project en/of het systeem vanuit een specifieke discipline. Als de focus van het engineeringproces ligt op het genereren van zulke documenten, noemen we dit document based engineering.

Bij document based engineering leiden alle engineeringactiviteiten tot nieuwe documenten met daarin meer en meer gegevens.

Sommige technische teams die een Model based systems engineering (MBSE) methodiek aanhouden, proberen het aantal documenten beperkt te houden. Maar, aangezien het ‘model’ van een systeem niet rechtstreeks door mensen kan worden begrepen, blijven documenten als ‘geschreven rapporten over de modellen’ noodzakelijk binnen het project. Dit geldt in het bijzonder bij het communiceren met belanghebbenden, het beoordelen van (tussen)resultaten of wanneer bewijs geleverd moet worden in de vorm van officieel “ondertekend” document.

Ook digitaal informatiebeheer nog vaak documentgericht

Omdat de meeste informatie verwerkt wordt in documenten als Word en Excel, en de PDF-varianten ervan, zijn ook de informatiesystemen ingericht op documenten en documentbeheer. Dit zorgt voor uiteenlopende problemen. Systemen als Aconex, Bentley Systems en Autodesk, grote spelers op het gebied van informatiebeheer in de bouw, maken slimme toepassingen om documenten heen en weer te schuiven. Echter, deze systemen beschouwen de documenten als blackbox en laten de inhoud van de documenten buiten beschouwing.

In de basis worden veel van de huidige systems engineering-omgevingen nog gedomineerd door informatie die vastgelegd is in Word- of Exceldocumenten. Hierdoor ontbreekt die ene enkele waarheid (single truth) en is de kans groot dat er inconsistenties in de documentatie ontstaan, telkens wanneer een gebruiker deze handmatig moet bijwerken of doorsturen via e-mail om collega’s en partners te informeren over recente wijzigingen. Waar dit al opspeelt binnen één discipline, is het overzicht tussen alle verschillende disciplines binnen het project al helemaal zoek.

Juridische krachtenveld ook documentgericht

Binnen een project zijn de risico’s en de belangen groot. Wie is er verantwoordelijk als er iets misgaat in de afstemming tussen de opdrachtnemer die het project daadwekelijk gaat uitvoeren en de opdrachtgever. Vandaar dat er vaak een heel juridisch spel is opgetuigd. Het punt is dat juridische processen sterk document gestuurd zijn; de juiste documenten moeten op het juiste moment worden aangeleverd om ‘gedekt’ te zijn. Dit juridisch proces heeft op zich niet veel met bouwen te maken, maar heeft wel een grote impact op de manier waarop met informatie wordt omgegaan en uiteindelijk dus ook met hoe er gebouwd wordt. Validatie en verificatie zijn inmiddels essentiële onderdelen van elk bouwproces. Opdrachtnemers moeten daadwerkelijk – op elk moment – bij de opdrachtgever kunnen aantonen dat ze aan de eisen voldoen.

Veel processen worden dus ook gestuurd en ingericht op die juridische bewijsvoering. Ofschoon de documentgerichte benadering daarvoor op het oog de juiste aanpak lijkt, kan een model-gerichte manier van werken de bewijzen en bewijsvoering sneller en vooral betrouwbaarder opleveren.