Emails verzenden vanuit Relatics

Binnen veel Relatics Workspaces speelt e-mailcommunicatie in de samenwerking een rol. Zo is het bijvoorbeeld mogelijk om anderen (projectmedewerkers of externen) op de hoogte te brengen van een statuswijziging, een geaccepteerd verzoek of het beantwoorden van een servicevraag. Zowel op Environment- als Workspace niveau biedt Relatics hiervoor diverse configuratiemogelijkheden.
Vanuit dagelijks klantcontact merk ik dat veel Functional Designers niet op de hoogte zijn van deze mogelijkheden, terwijl dit met een aantal kleine wijzigingen het gebruiksgemak en de klantvriendelijkheid kan verhogen.

Environment

De basisinstellingen voor e-mail worden ingegeven op Environment niveau. Naast het configureren van een mailserver kan ook een afzendernaam en e-mailadres meegegeven worden. Het is aanbevolen om hiervan gebruik te maken. Dit verhoogt namelijk de kans op het succesvol afleveren van de e-mail in de inbox van de ontvanger. Wanneer deze instelling niet is ingevuld zal alle e-mail automatisch verzonden worden vanuit een no-reply adres. Daarnaast is er nog een belangrijke reden om hier een eigen afzenderadres in te voeren: het geeft de ontvanger de mogelijkheid om te reageren op de e-mail door simpelweg de e-mail te beantwoorden.

 

Wanneer een nieuwe gebruiker wordt aangemaakt ontvangt hij een e-mail met een uitnodigingslink. Deze link dient om het e-mailadres van de gebruiker te verifiëren en de gebruiker in staat te stellen tot het instellen van een wachtwoord. Ook het ontwerp van deze e-mail kan door Environmentbeheerders aangepast worden. Hierdoor heb je de mogelijkheid om in deze e-mail meer informatie te tonen zoals een handleiding of support contactgegevens.

Workspace

Per Workspace kan gekozen worden om de e-mailinstellingen projectspecifiek te maken. Hierdoor kunnen e-mails verzonden worden vanuit het e-mailadres van een project en zullen reacties ook afgeleverd worden op dat e-mailadres. Via de SendMail API van Relatics kan de Functional Designer e-mail toepassingen maken in de Workspace.

Meer info

Op onze Knowledge Base is meer informatie te vinden over hoe het bovenstaande ingesteld kan worden:

Over Jan van Rijswijk

Binnen Relatics is Jan onder andere verantwoordelijk voor de support, als onderdeel van de afdeling Software Operations. Hij helpt klanten verder wanneer ze problemen ervaren bij het gebruik van de software en deelt graag zijn kennis met andere Relatics gebruikers, zodat zij dit kunnen toepassen in de praktijk.

Relatics Portret-50

Contact

Heeft u hulp nodig bij het toepassen van de technieken en tips in uw eigen casus? Of heeft u vragen, opmerkingen of suggesties over dit artikel? Neem dan contact op met een van onze consultants.