Gemeente Nijmegen versnelt toetsproces nieuwe stadsbrug

Nijmegen was dringend toe aan een tweede oeververbinding over de Waal. De nieuwe stadsbrug moet zorgen voor betere bereikbaarheid en de luchtkwaliteit in en rond de stad verbeteren. Bouwcombinatie Stadsbrug Nijmegen (BSN) bestaande uit BAM Civiel en Max Bögl Nederland, verzorgt het ontwerp, de bouw en 25 jaar onderhoud van Stadsbrug ‘De Oversteek’. De contractbeheersing van dit complexe contract ondersteunt de gemeente met Relatics.

Contract Management with Relatics

In de aanloop naar de gunning liep de gemeente tegen een aantal zaken aan die zij tijdens de voorbereiding van de realisatiefase goed wilde organiseren. Bas Heijnen, toetscoördinator/auditor bij Projectorganisatie Stadsbrug ‘De Oversteek’ van de gemeente Nijmegen, legt uit: “Het is een omvangrijk project met veel informatiestromen; intern, tussen opdrachtgever en opdrachtnemer en naar derden. Om de correcte uitvoering van het contract te bewaken, moeten we al deze informatie betrouwbaar, effectief en transparant opslaan, beheersen en ontsluiten. Inzicht in de complete route en context van eis naar toetsresultaat is dan onmisbaar.”

Grip op kwaliteit

Nijmegen gebruikt Relatics ook om eisen te specificeren in de voorbereidings- en ontwerpfase van andere projecten. De focus voor het project Stadsbrug ligt bij contractbeheersing omdat de contractvoorbereidingsfase al was afgerond. “We wilden een geïntegreerd contract om de kennis en ervaring van de markt optimaal te benutten. Tegelijkertijd wilden we wel meekijken in het ontwerp- en uitvoeringsproces om in te schatten in hoeverre BSN rekening houdt met de risico’s die we hebben vastgesteld, processen beheerst en kwaliteitsborging toepast. Dit doen we met Systeemgerichte Contractbeheersing (SCB). Naast het vaststellen van de functionele eisen, toetsen we of de opdrachtnemer zich aan het contract houdt. Zo houden we grip op de kwaliteit van de brug en het proces dat daar aan ten grondslag ligt.”

Toetsing

Het toetsingsproces is het middelpunt van de contractbeheersing en de uitvoering. Bas Heijnen: “Een toets heeft in principe altijd betrekking op een gedefinieerd risico dat gelieerd is aan een of meerdere eisen. Ook de naleving van kwaliteitsdocumenten die de opdrachtnemer volgens het contract aanlevert, toetsen we. Dat doen we bijvoorbeeld met vragen over het mogelijk optreden van een risico en beheersmaatregel die de opdrachtgever daar tegenover stelt. Het rapport van de toetsing resulteert in positieve of negatieve bevindingen en eventuele aandachtspunten voor toekomstige toetsen. De resultaten bepalen of we een risico handhaven, verhogen, verlagen of sluiten.”

Alle informatie in het toetsproces is vastgelegd in Relatics. “Het is zeer praktisch om relevante gegevens en documenten logisch in één systeem onder te brengen. De eisen en risico’s zijn, inclusief het totstandkomingsproces en betrokken stakeholders, vastgelegd. Omdat de planning, voorbereiding, uitvoer en rapportage van de toetsen in hetzelfde systeem gebeurt, is er altijd een link tussen de geïdentificeerde risico’s en het toetskader. Maar ook tussen de criteria en de contractdocumenten. Zo werken we altijd met een betrouwbaar en bijgewerkt overzicht en is het proces goed te monitoren.”

Heldere relaties

De toetscoördinator is volgens Bas Heijen de spin in het web van de contractbeheersing. “Als rechterhand van de contractmanager moet ik steeds de actuele stand van zaken kennen en informatie vanuit verschillende perspectieven kunnen koppelen, ontsluiten en visualiseren. Ik maak op verschillende momenten rapportages en trendanalyses en heb altijd een goed beeld van de toetsstatus; van indiendatum van een document en het soort toets tot de betrokken toetsmedewerker en zijn rapportage. Dat kan op allerlei niveaus en is in workflows vastgelegd. Hoewel we veel toetsen uitvoeren, weet ik met één muisklik altijd precies hoeveel daarvan positief zijn verlopen, en wanneer er nog aanpassingen nodig zijn. Omdat Relatics een web-based oplossing is, kan ik de voortgang van een toets ook gewoon thuis monitoren.”

Ook het genereren van nieuwe overzichten of rapportages gaat snel. “Mijn informatiebehoefte verschilt per projectfase. Ik bepaal steeds hoe ik de informatie wil filteren en ontsluiten. Zo nodig maak ik gewoon een nieuwe query. Uit tijdgebrek schakel ik hiervoor ook wel de hulp van Relatics in. Zij kennen de terminologie en structuur van het systeem en ons project. Soms doen ze ook suggesties om bijvoorbeeld het risicodossier nog logischer in te richten.” Naast de overzichten op maat is het ook gemakkelijk om informatie te delen. “Gegevens zijn niet plat vastgelegd in spreadsheets. Door de heldere structuur en onderlinge relaties, kunnen geautoriseerde gebruikers informatie via hun eigen ingang vinden.”

Flexibiliteit

De toetsresultaten zijn cruciaal voor het afwijkingenbeheer en afleverproces van de Stadsbrug. Zeker bij een project met zoveel verschillende onderdelen is dat vaak een puzzel om het overzicht te behouden. “De aannemer legt afwijkingen vast en wij toetsen die. Dan is het belangrijk dat mogelijke risico’s voor andere activiteiten transparant zijn. Alleen door alles logisch vast te leggen, weet iedereen wat er gebeurt en wat effecten zijn.” Dit onderstreept dat toetsprogramma’s niet statisch zijn. Als er ergens iets verandert moet ik direct anticiperen en toetsen aanpassen of nieuwe inplannen. De toetser krijgt dan weer automatisch nieuwe informatie op maat.” Extra voordeel is dat in dit project de opdrachtnemer ook Relatics gebruikt. “Beide systemen zijn niet direct gelinkt, maar met de view-functie kunnen we wel altijd meekijken.”

Aflever- en betalingsproces

De opdrachtnemer krijgt op basis van verzoeken tot prestatieverklaringen specifieke activiteiten betaald. “In Relatics zie ik in één oogopslag of een werkpakket uitgevoerd is, wanneer documenten ingediend en geaccepteerd zijn en of er geen tekortkomingen zijn. Omdat het over de betaling van de aannemer gaat moet dit secuur gebeuren. Als aan alle voorwaarden is voldaan, volgt een advies voor betaling. Eventuele openstaande risico’s, bevindingen of issues die niet in het ontwerp of uitvoering zijn afgehandeld, worden aan het betreffende afleverdossier gekoppeld. Hierdoor blijven deze punten in beeld en worden tijdens de beoordeling van het afleverdossier opgepakt. Dit vergroot de betrouwbaarheid van het proces. Een afleverdossier wordt pas geaccepteerd als alle lopende zaken zijn beoordeeld.”

Bij een project met de omvang en complexiteit van de Stadsbrug is het volgens Bas Heijnen onmogelijk om alle informatie in je hoofd of in losse spreadsheets te bewaren. “Ik kan nu alle relevante informatie snel vinden en heb altijd toegang tot het gehele risicodossier, inclusief de relatie met het toetsprogramma, rapportages en terugkoppeling. Op die manier besparen we tijd en kosten en kunnen we potentiële problemen vroegtijdig signaleren en oplossen.”