GKB versterkt vertrouwen van opdrachtgevers met inzet van Relatics

De bouw van de woonwijken Keijzershof en Tuindershof in de gemeente Pijnacker-Nootdorp stelde het Hoogheemraadschap van Delfland voor een uitdaging met de afvoer van regenwater. Zij vroegen GKB Realisatie de waterafvoer te verbeteren door de realisatie van het Alternatieve afvoertracé Pijnackerse Vaart in de Zuidpolder van Delfgauw. Het project bestond onder andere uit het verbreden van vier kilometer bestaande watergang en het plaatsen van bruggen, duikers en dammen. Het Hoogheemraadschap koos bij dit project voor een geïntegreerd contract (UAV-GC) waarbinnen GKB verantwoordelijk was voor het uitvoeringsontwerp en de daadwerkelijke uitvoering. Om de gewenste kwaliteit op basis van een toetsbaar en transparant proces te leveren, beheert GKB alle projectinformatie in Relatics.

 

Eisen zijn altijd de basis voor het ontwerp en een goede uitvoering

Het Alternatieve afvoertracé Pijnackerse Vaart is een goed voorbeeld van een succesvol geïntegreerd project. In opdracht van het Hoogheemraadschap van Delfland heeft GKB een gedeelte van een extra afvoerverbinding in de polder van Pijnacker gerealiseerd. Het Hoogheemraadschap koos voor UAV-GC om zoveel mogelijk afstand te houden van het proces en product van GKB. Het doel van het project was om een goede afvoerverbinding te realiseren en de daarnaast te voldoen aan de doelstellingen van de programma’s Voldoende water en Schoon water. In dit project waren de eisen en het definitieve ontwerp voor het afvoertracé al bepaald. Naast eisen voor de breedte van de watergang en de minimale watercapaciteit, moest er een Natuurvriendelijke Oever (NVO) gerealiseerd worden. Sjaak Oversluizen, projectleider bij GKB Visie: “We hebben alle eisen eerst in Relatics vastgelegd, gespecificeerd en opgenomen in een verificatieplan. Vervolgens zijn de uitvoeringsontwerpen van de verschillende onderdelen uitgewerkt. Daarbij kwamen we ook zaken tegen die in onze ogen beter konden. Op basis van de oorspronkelijke eisen en specificaties hebben we toen suggesties gedaan om het ontwerp te optimaliseren. Bijvoorbeeld om de knelpunten bij versmallingen door bestaande bruggen effectiever op te lossen.”

Alle afspraken transparant vastgelegd

Werken in een nat veengebied is een logistieke uitdaging. Zo moest GKB zelf de transportroute voor materieel en de 60.000 m3 afgegraven grond voor het gehele traject bepalen. Goede communicatie met de grondeigenaren, vaak boeren, is daarbij onmisbaar. Oversluizen: “Het Hoogheemraadschap had al afspraken met de boeren en perceeleigenaren gemaakt en deze waren onderdeel van het contract. Voor de
uitvoeringsfase zijn we ook zelf met de eigenaren in gesprek gegaan om de afspraken te controleren en eventueel aan te passen. Deze gespreksverslagen, inclusief de gemaakte afspraken staan allemaal in Relatics. Hierdoor konden we eenvoudig aan het contract toetsen of alle afspraken tussen opdrachtgever, opdrachtnemer en derden duidelijk waren. Op die manier voorkwamen we verrassingen en onnodige discussie.”

Pijnackerse Vaart
Pijnackerse Vaart 

Projectinformatie is altijd up-to-date

Oversluizen vindt het een groot voordeel dat alle projectinformatie in Relatics centraal opgeslagen is. “Alle documenten, zoals contracten, ontwerpen, werkplannen en vergunningen staan in één systeem. Dat is niet alleen op kantoor prettig, maar zeker ook voor de collega’s die buiten werken. In het verleden gingen onze mensen die in de uitvoering werken met een grote stapel papieren op pad. Nu hebben ze met een tablet overal toegang tot de meest recente gegevens.” Dat is ook praktisch tijdens het toetsen. “Bij het afgraven controleren we bijvoorbeeld elke 50 meter de afwijking. Voorheen werd dit door collega’s buiten bijgehouden op formulieren, die ze later op kantoor invoerden. Nu worden toetsgegevens direct digitaal verwerkt en is alle informatie altijd up-to-date. Dit versnelt het proces en verkleint de kans op fouten. Aan de andere kant vraagt het wel discipline van alle betrokkenen. Iedereen die met Relatics werkt moet informatie correct en consequent invoeren.”     

Opdrachtgevers hebben volledig inzicht in het toetsproces

De processen die Relatics ondersteunt, zijn volgens Oversluizen een ander belangrijk pluspunt. “Het Hoogheemraadschap legt een groot deel van de verantwoordelijkheid in de uitvoering bij ons neer. Tegelijkertijd wil de opdrachtgever wel goed op de hoogte zijn van wat we doen. Om de werkprocessen goed te bewaken, hebben we alle risico’s vastgesteld
en gekoppeld aan de projectactiviteiten. Het uitgangspunt voor het toetsproces is dat we
een logische procesgang volgen. Alle toetsonderdelen worden op tijd uitgevoerd en goed gedocumenteerd. De resultaten delen we dan volgens afspraak met de opdrachtgever, door het versturen van een link naar het toetsverslag. Dit voorkomt een grote papierstroom en de opdrachtgever kan tijdens het gehele project een vinger aan de pols houden.”

Brug Pijnackerse Vaart
Brug Pijnackerse Vaart 

Relatics maakt werken met geïntegreerde contracten eenvoudiger

Een ander voordeel van de processen binnen Relatics is dat Oversluizen in een oogopslag kan zien welke taken nog open staan. “Het is eenvoudig om acties aan te maken. Ik krijg vervolgens automatisch een melding als een taak nog openstaat. Dit voorkomt dat we iets over het hoofd zien en draagt bij aan een betrouwbaar imago.” De kracht van de logische structuur die Relatics biedt, geldt voor alle fases van een project. De uitvoeringsfase van het project is inmiddels afgerond. “In de beheerfase van een project zijn we niet meer dagelijks met het project bezig. Toch is het dan niet lastig om een vraag van de opdrachtgever of een andere stakeholder snel te beantwoorden. Alle relevante informatie is met een paar muisklikken terug te vinden.”

Oversluizen zegt tot slot: “Relatics maakt het werken met geïntegreerde contracten veel makkelijker. Informatie is logisch opgeslagen en eenvoudig toegankelijk. Zo kunnen we altijd precies laten zien wat we doen om het beste resultaat voor klanten te bereiken. In dit project was de klant niet alleen tevreden over het eindresultaat, maar ook over het proces en de samenwerking. We hebben de verantwoordelijkheid voor de uitvoering op ons genomen en initiatief getoond. Daarbij had het Hoogheemraadschap wel steeds volledig inzicht in de voortgang en een duidelijke link met de oorspronkelijke uitgangspunten. Zo bleven zij wel aan de knoppen zitten. Door alle projectinformatie in Relatics op te slaan en te beheren geven we onze klanten het vertrouwen dat we onze zaken goed op orde hebben.”

Over GKB

GKB Groep in Barendrecht richt zich al ruim 70 jaar op de inrichting van de openbare ruimte, in de breedste zin van het woord. Gestart in de groenvoorziening groeide het familiebedrijf uit tot de huidige GKB Groep. De familie Kraaijeveld is nog steeds eigenaar en een groot deel van het personeelsbestand draagt deze naam. Inmiddels heeft GKB Groep alle disciplines in huis om uitdagingen en vraagstukken in de buitenruimte economisch, mooi en duurzaam op te lossen. Naast realisatie en onderhoud verzorgt GKB Groep ook kennis en advies voor uiteenlopende projecten. Verder heeft het bedrijf een staalwerk- en machinedivisie en een eigen grondbank. De ontwerp- en engineeringdivisie GKB Visie verzorgt ontwerpen, vergunningen, engineering, tekenwerk en andere voorbereidende werkzaamheden. Daarbij gaat het bedrijf ook uitdagingen op basis van geïntegreerde contracten niet uit de weg. De afgelopen drie jaar werden zo’n 15 projecten op deze manier gerealiseerd.

Over Sjaak Oversluizen

Ingenieur Sjaak Oversluizen is 4,5 jaar werkzaam bij GKB. Oversluizen is zijn carrière bij GKB begonnen als calculator werkvoorbereider. Tegenwoordig is hij projectleider bij GKB Visie. Hier is hij voornamelijk verantwoordelijk voor de projectleiding van civieltechnische projecten o.b.v. geïntegreerde contractvormen.

Sjaak Oversluizen

Artikelen over Vraag en Antwoord

GKB versterkt vertrouwen van opdrachtgevers met inzet van Relatics

De bouw van de woonwijken Keijzershof en Tuindershof in de gemeente Pijnacker-Nootdorp stelde het Hoogheemraadschap van Delfland voor een uitdaging met de afvoer van regenwater.

Read More

Vraag en Antwoord

Ondersteuning van de concurrentiegerichte dialoog tussen opdrachtgever en aannemers door vragen, antwoorden en meldingen veilig te synchroniseren.

Read More

De toepassing van Relatics bij de aanbesteding van de Rotterdamsebaan

De Rotterdamsebaan is de verbindingsweg tussen knooppunt Ypenburg (A4/A13) en de Centrumring van Den Haag. In 2014 – 2015 heeft de aanbesteding van dit project plaatsgevonden. Daarbij is gebruik gemaakt van Relatics tijdens zowel de vraagspecificatie als de formele communicatie met gegadigden tijdens de dialoogfase. Presentatie Over de schrijver Joost Joustra is sinds medio 2013…

Read More