Grip op complexiteit en dynamiek bij project Oosterweelverbinding

Met een nieuwe Scheldetunnel en tunnels onder het Albertkanaal maakt de Oosterweelverbinding de ring van Antwerpen (R1) rond. Namens de Vlaamse regering leidt de Beheersmaatschappij Antwerpen Mobiel nv (BAM nv) de voorbereiding, ontwerp en uitvoering van dit project. Dit is een flinke uitdaging. Niet alleen vanwege de afstemming op de bestaande infrastructuur en andere projecten. Ook de betrokken stakeholders, van politiek tot bewoners, zorgen met wijzigingen voor veel dynamiek. Om de effecten van aanpassingen op het eindresultaat steeds helder te maken, moeten alle eisen en de totstandkoming daarvan eenduidig en herleidbaar vastgelegd zijn. Door het informatiebeheer in Relatics onder te brengen, kan BAM nv elke fase in het project, van ontwerp, en uitvoering tot onderhoud, nauwgezet volgen en toetsen.

Mobiliteit, leefbaarheid en verkeersveiligheid Antwerpen verbeteren

Het project Oosterweelverbinding, onderdeel van het Masterplan 2020, heeft een lange geschiedenis. Het oorspronkelijke mobiliteitsplan, dat de mobiliteit, leefbaarheid en verkeersveiligheid in de Antwerpse regio verbetert, stamt uit 1997 maar is in de loop der jaren op vele vlakken aangepast. Zo zorgde een referendum in 2009 er bijvoorbeeld voor dat de Lange Wapperbrug in de plannen vervangen werd door gestapelde tunnels onder het Albertkanaal. Na een breed akkoord begin 2017 is het project op stoom gekomen. Momenteel zijn de vergunningen voor het project aan de linkeroever ingediend en loopt de aanbestedingsprocedure volop. De definitieve ontwerpen voor de Scheldetunnel en de Oosterweelverbinding op rechteroever worden nog getoetst op milieueffecten waarna de ontwerpfase afgerond kan worden. Volgens planning kan eind 2017 de schop in de grond voor de Oosterweelwerken op Linkeroever en in Zwijndrecht. In de loop van 2019 starten ook de werken op de rechter Schelde-oever.

Effect van wijzigingen goed in kaart brengen

Christophe Goffi is SE Manager bij BAM nv. “Als opdrachtgever voor de Oosterweelverbinding, sturen en monitoren wij de voortgang van het project. Het doel is om de juiste vertaalslag van de klanteisen naar het bestek en het Programma van Eisen te maken. Hierbij krijgen we ondersteuning door een combinatie van de ingenieursbureaus Sweco en Witteveen+Bos.” Het bepalen en vastleggen van de eisen is essentieel voor deze taak. “Alleen als de eisen voor alle betrokken partijen duidelijk zijn, kunnen we toezien op het bereiken van het juiste resultaat. De Oosterweelverbinding wordt gebouwd binnen een complexe stedelijke omgeving. Dit betekent dat uiteenlopende actoren diverse wijzigingen aandragen op het uitgetekende ontwerp. Binnen deze dynamiek is het belangrijk om informatie rondom de eisen effectief te beheren en snel te kunnen raadplegen.”

Informatie gestructureerd opslaan bespaart tijd

Een goed beeld van de achterliggende eis en de impact van wijzigingen vereist een logische koppeling tussen eisen, objecten, raakvlakken en risico’s. Goffi legt uit: “In Relatics kunnen we de verbanden tussen eerdere keuzes en de effecten van specifieke vragen of wijzingen van stakeholders goed in kaart brengen. Door steeds de relatie tussen de klanteis en bestekeis en raakvlakken te leggen, houden we de complexiteit en risico’s goed in het oog. Als opdrachtgever zijn wij de spin in het web met de bestuurders en stakeholders aan de ene kant, en de ingenieursbureaus en aannemers aan de andere kant, en is het onze taak om vragen volledig en snel te beantwoorden. In Relatics zijn alle informatie en relaties gestructureerd opgeslagen, zodat we altijd snel kunnen reageren. Dat bespaart iedereen veel tijd”. 

De projectvoortgang is altijd duidelijk

De vragen die BAM nv krijgt, zijn volgens Goffi zeer divers. “Van een verzoek van de gemeente voor een andere breedte van de weg tot wijzigingen die voortkomen uit een vergunningentraject. Maar ook grotere wijzigingen passeren de revue. Zo was er sprake van een bijkomende overkapping van de Oosterweelverbinding van 200 meter lengte ter hoogte van de wijk DAM. Zo’n keuze heeft invloed op de bestaande eisen of leidt tot nieuwe. Het is dan aan ons om die impact snel duidelijk te maken en na besluit ook te delen met de betrokken stakeholders. We willen de consequenties van dergelijke veranderingen namelijk op voorhand helder krijgen.”

Inzet Relatics is een leerproces

Bij aanvang van het project had BAM nv nog geen ervaring met Relatics. Goffi: “Wij zijn verantwoordelijk voor de projectbeheersing. In de praktijk houden we in de gaten of de eisen, risico’s, raakvlakken, wijzigingen en het resultaat matchen en of het project systematisch tot stand is gekomen. Op die manier waarborgen we dat keuzes en processen steeds inzichtelijk zijn en controleerbaar zijn vastgelegd. We monitoren bijvoorbeeld hoe de ingenieursbureaus de eisen specificeren en van klanteis tot bestekseis komen. Daarbij leggen we echt niet alle activiteiten onder een loep. De ingenieursbureaus hebben de vrijheid om hun eigen keuzes en afwegingen te maken. Tegelijkertijd hebben we natuurlijk wel afspraken over rapporteren en informatie-uitwisseling. Alleen op basis van eenduidige en actuele gegevens kunnen we onze taak effectief uitvoeren. Dat is noodzakelijk om de voortgang op de voet te kunnen volgen en te controleren om zo uiteindelijk tot het gewenste eindproduct te komen. De inzet van Relatics was hierbij een leerproces.”

Robuust en traceerbaar beheer van projectinformatie

Voor het project Oosterweelverbinding gebruikt BAM nv een eigen, afgeschermde Relatics omgeving. Dat is een bewuste keuze. “Niet alle informatie over de risico’s die we bepaald hebben of financiële gegevens, zijn relevant voor derden. De inrichting van onze omgeving hebben we overigens samen met Relatics gedaan. Met hun ondersteuning zijn we erin geslaagd om de grote hoeveelheid informatiestromen behapbaar en controleerbaar te maken. Het is duidelijk dat zij de processen binnen complexe processen goed begrijpen. Hierbij schromen ze niet om ons te challengen om keuzes goed te beargumenteren. Het resultaat is een gebruikersvriendelijke en transparante omgeving voor robuust en traceerbaar beheer van alle relevante projectinformatie.”

Aantoonbaar in control zijn

BAM nv overweegt om Relatics ook te gebruiken voor de contractbeheersing na de gunning en de start van de werkzaamheden. Goffi: “Om grip op het project en het eindresultaat te houden, is het cruciaal steeds te kunnen valideren of de uitvoering conform de eisen is. We willen de gehele levenscyclus van het project, van ontwerp en uitvoering tot onderhoud, op de voet volgen en monitoren. Op het moment dat er afwijkingen zijn, is het zaak om deze snel te toetsen en eventuele effecten op andere onderdelen in te schatten.” Relatics maakt dit proces gemakkelijker. “Het is een zeer functionele tool om aan te tonen dat we aan de eisen voldoen en in control zijn.” Dat is ook na de uitvoeringsfase van belang. Goffi: “Ook bij de overdracht van projectonderdelen naar de onderhoudspartij zouden we eventueel via Relatics alle relevante gegevens, inclusief besluitvorming en achterliggende eisen eenvoudig kunnen overdragen. Deze gegevens zijn uiteindelijk ook het fundament voor de verantwoording die aannemers aan ons en wij vervolgens aan de Vlaamse overheid afleggen.”

Gerelateerde artikelen

Grip™ op flexibiliteit

In deze presentatie wordt er ingegaan op het onderwerp beheren. Hoe biedt u flexibiliteit aan projecten (decentraal), terwijl u wel een centraal beheerste situatie wilt bewerkstelligen. Hier zijn in het…

Lees verder

Relatics effectief toepassen door BIM en GIS Integratie

Bij het uitvoeren van informatiemanagement op een project dient als eerste naar het projectproces en de daaruit volgende informatiebehoefte te worden gekeken. Hieruit blijkt vaak dat Relatics niet het enige…

Lees verder

Nieuwe Gotthard spoortunnel gebouwd met Zwitserse precisie

De langste spoorwegtunnel ter wereld (57 km) dwars door het Gotthardmassief in Zwitserland moet de reis van Zürich naar Milaan een uur korter maken. Na de opening volgend jaar is…

Lees verder

Wij waarderen de mogelijkheid om de software aan te passen gedurende een project

“Relatics is zeer makkelijk te gebruiken, flexibel en schaalbaar. Wij hechten zeer veel waarde aan de mogelijkheid om de software aan te passen gedurende een project om zo tegemoet te…

Lees verder