Informatievoorziening aan opdrachtgever altijd up-to-date

Hoogveen komt nog maar op een paar plekken in Nederland voor en natuurgebied de Peel is er daar één van. Met het project LIFE+ Groote Peel wil de Provincie Noord-Brabant het hoogveen in de Groote Peel herstellen. Een stabiel waterpeil is daarbij onmisbaar. Om de waterhuishouding in het natuurgebied te verbeteren, voorziet een aannemer de sloten in het gebied van een waterdichte bodem. Verder worden te lage kades verhoogd en krijgt het gebied 40 regelbare stuwen. Werken in het natuurgebied vraagt van de aannemer dat hij rekening houdt met de aanwezige natuur en cultuurhistorische waarden. Ingenieursbureau Sweco is namens de Provincie Noord-Brabant verantwoordelijk voor de directievoering en toezicht op het project. Om de opdrachtgever een actueel en goed gedocumenteerd beeld van de projectvoortgang te bieden, registreert Sweco alle waarnemingen van de werkzaamheden in het natuurgebied, via mobiele apparatuur direct in Relatics.

De werkzaamheden in de Groote Peel, op de grens tussen Noord-Brabant en Limburg, zijn in juli 2016 gestart en lopen nog door tot eind 2017. De Groote peel is een enorm gebied van ruim 1500 hectare en de werkzaamheden vinden regelmatig gelijktijdig op verschillende locaties plaats. Bij een project van deze omvang is het voor de opdrachtgever een hele klus om te waarborgen dat de aannemer het project volgens contract uitvoert. Het toetsen van het contract, het verzorgen van de bijbehorende documenten én de controle en registratie in het veld, heeft de Provincie Noord-Brabant aan Sweco uitbesteed. Als toezichthouder registreert Sweco onder andere afwijkingen die gebaseerd zijn op de waarnemingen in het veld.

Waarnemingen op locatie vastgelegd via smartphone of tablet

Has van der Zanden, Adviseur Inkoop- & Contractmanagement bij Sweco, is vanaf de start van het project betrokken als procesmanager. “Het project De Groote Peel is geen geïntegreerd project. De opdracht is met een bestek op de markt gezet. In principe gebruiken we Relatics bij Sweco alleen voor Systems Engineering bij geïntegreerde contracten. De beschikbaarheid van de vernieuwde functionaliteit om de registratie van waarnemingen in het veld via smartphone of tablet te doen, was de aanleiding voor een pilotproject. Het is namelijk zeer efficiënt om waarnemingen direct, centraal vast te leggen, inclusief relaties naar de relevante documenten, zoals werkplannen of risicodossiers.”

Junior Rangers Groote Peel
Nationaal Park De Groote Peel

Direct, centraal vastleggen van waarnemingen verhoogt de efficiëntie

“Als collega’s op pad gaan om toezicht te houden, kunnen ze specifieke informatie, zoals het werkplan of gepland materieel vooraf al via de desktop voorbereiden. Op de locatie zelf is het vervolgens eenvoudig om extra informatie zoals het tijdstip of weertype te registreren. Dat geldt ook voor de activiteiten, zoals grondwerk of bodemonderzoek. Dit kan allemaal via een praktisch menu. De registratie van de waarnemingen doen ze ook op hun mobiele apparatuur, eventueel aangevuld met een foto van de situatie. Al deze gegevens worden direct in Relatics vastgelegd.”

Dagrapportages snel beschikbaar

Van der Zanden en zijn collega’s ervaren de mobiele registratie van waarnemingen als een flinke verbeterslag ten opzichte van de oude situatie. “Registratie van waarnemingen in het veld gebeurde voorheen met pen en papier. De waarnemer schreef bevindingen op in een boekje en maakte daarbij soms ook foto’s. Eenmaal op kantoor voerde de toezichthouder alle gegevens handmatig in. Dit kost extra tijd en het proces is bovendien foutgevoelig. Omdat het registratieproces nu volledig automatisch verloopt, zijn dagrapportages snel beschikbaar en altijd up-to-date. De dagrapportages vormen het fundament van het toezicht en worden elke werkdag gemaakt. Binnen Relatics is het verder zeer praktisch dat alle relevante informatie en documenten centraal zijn opgeslagen en traceerbaar zijn. Een grootschalig project genereert enorme hoeveelheden informatie die nu altijd eenvoudig terug te vinden en te delen is. De opdrachtgever heeft toegang tot de Relatics-omgeving en is dus altijd direct op de hoogte van de voortgang.”

Voorbeeld
Aanbrengen van kades in De Groote Peel

Altijd inzicht in de actuele situatie

Een ander proces dat Relatics ondersteunt, is het vrijgeven van werkgebieden. “De Groote Peel is gebied van Staatsbosbeheer. Zij geven aan de hand van het werkplan toestemming voor werkzaamheden in specifieke gebieden. Dit proces verloopt ook via Relatics. Het werkplan wordt door verschillende betrokkenen, bijvoorbeeld ecologen van Staatsbosbeheer of de opdrachtgever gecontroleerd en goedgekeurd. Na acceptatie van het werkplan wordt het gebied vrijgegeven en kan de aannemer aan de slag. Daarbij is het een voordeel dat alle documenten van de aannemer en de toezichthouders centraal zijn vastgelegd, inclusief wijzigingen, risico’s en beheersmaatregelen. Er is dus altijd inzicht in de actuele situatie. Bovendien zijn alle openstaande acties in één overzicht beschikbaar, zodat we niets over het hoofd zien.”

Relatics is een verrijking van het dienstenaanbod

De inzet van Relatics ter ondersteuning van de rol van directievoerder en toezichthouder is Sweco goed bevallen. “Het was een pilot, maar de resultaten zijn zeer positief. Het is eenvoudig om informatie ook op locatie centraal en logisch op te slaan. Daarnaast is alles wat we vastleggen goed herleidbaar, eenvoudig te traceren en is het mogelijk de informatie te delen met de aannemer en opdrachtgever. Dat is zeer efficiënt en stelt ons in staat om de opdrachtgever optimaal te informeren. Deze functionaliteit is een verrijking van ons dienstenaanbod.”

Project facts & figures

Locatie:  De Groote Peel
Gebiedsgrootte:  1500 ha
Activiteiten:  verwijderen bos (10 Ha)
  kades aanleggen (27 Kilometer)
  duikers en stuwen aanleggen (80 stuks)
  kwelschermen aanbrengen tot 5 m diepte (3 kilometer lengte)
  bentonnietmatten aanbrengen in de te dempen Eeuwelseloop
  Eeuwelseloop verplaatsen
Planning:  Juli 2016 tot eind 2017
Dagrapportages: 200+
Documenten:  100+

Over Sweco

Sweco is het grootste architecten- en ingenieursadviesbureau in Europa. Het bedrijf ontwerpt en ontwikkelt de samenlevingen en de steden van de toekomst. Het resultaat van deze activiteiten zijn duurzame gebouwen, efficiënte infrastructuren en toegang tot elektriciteit en schoon water. Met 14.500 medewerkers in Europa biedt Sweco klanten voor elke situatie de juiste expertise. Dit vertaalt zich in talrijke projecten in 70 landen verspreid over de hele wereld.

Over Has van der Zanden

Na zijn studie Construction Management & Engineering aan de Technische Universiteit in Eindhoven is Has bij ingenieursbureau Sweco gaan werken. Als adviseur Inkoop- & Contractmanagement houdt hij zich voornamelijk bezig met het opstellen en aanbesteden van innovatieve contracten en contractmanagement tijdens de uitvoering van projecten. Has stelt dat projecten in de bouwsector steeds complexer worden; multidisciplinair, grote projectteams, veel stakeholders en een grote informatie-uitwisseling. Dit soort projecten vragen om een tool waarmee deze zaken te beheersen zijn. Bij Sweco gebruiken ze daar Relatics voor. Sweco heeft een aantal standaard projectomgevingen in gebruik die continue geoptimaliseerd worden. Hiermee wordt de kwaliteit en de beheersbaarheid van talloze projecten binnen het bedrijf geborgd!

Has van der Zanden

Artikelen over Systems Engineering

Slim informatiebeheer basis voor kortere doorlooptijd

Wat doe je als opdrachtnemer wanneer de opdrachtgever de totale doorlooptijd van een project met 2,5 jaar wil verkorten? Dat is de uitdaging waar Combinatie Ommelanderdiek (Boskalis Nederland en KWS…

Read more

Informatievoorziening aan opdrachtgever altijd up-to-date

Hoogveen komt nog maar op een paar plekken in Nederland voor en natuurgebied de Peel is er daar één van. Met het project LIFE+ Groote Peel wil de Provincie Noord-Brabant…

Read more

Maatwerk in informatiebehoefte met BIM- en GIS-integratie

Hoe voorkom je dat projectinformatie dubbel of juist niet wordt opgeslagen? Relatics kan voor een groot deel van het informatievraagstuk in projecten een oplossing bieden. Maar met alleen Relatics ben…

Read more

World Solar Challenge door Solar Team Twente

Solar Team Twente nam in oktober 2015 deel aan de Bridgestone World Solar Challenge in Australië. Relatics speelde een belangrijke rol in de dagelijkse manier van werken binnen het team.…

Read more

De toepassing van Relatics bij de aanbesteding van de Rotterdamsebaan

De Rotterdamsebaan is de verbindingsweg tussen knooppunt Ypenburg (A4/A13) en de Centrumring van Den Haag. In 2014 – 2015 heeft de aanbesteding van dit project plaatsgevonden. Daarbij is gebruik gemaakt…

Read more

Relatics in de uitvoeringsfase; een optimaal proces door het gebruik van mobile en Relatics

Roelofs maakt in de ontwerpfase al geruime tijd gebruik van Relatics. Door een slimme combinatie te maken met Mobile wordt dit nu ook doorgetrokken naar de uitvoering. Met behulp van een…

Read more

Grip™ op flexibiliteit

In deze presentatie wordt er ingegaan op het onderwerp beheren. Hoe biedt u flexibiliteit aan projecten (decentraal), terwijl u wel een centraal beheerste situatie wilt bewerkstelligen. Hier zijn in het…

Read more

Geld besparen en de beste ontwerpkeuzes maken met Value Engineering

Het maken van goede trade-offs en slimme ontwerpkeuzes is één, maar ervoor zorgen dat de ideeën van alle stakeholders erin betrokken worden is een tweede. Als daar bovenop ook nog…

Read more

Relatics effectief toepassen door BIM en GIS Integratie

Bij het uitvoeren van informatiemanagement op een project dient als eerste naar het projectproces en de daaruit volgende informatiebehoefte te worden gekeken. Hieruit blijkt vaak dat Relatics niet het enige…

Read more