Infraprojecten nog steeds gedomineerd door documenten

Mega-infrastructuurprojecten worden gekenmerkt door een extreem hoge complexiteit en vereisen daardoor een hoge mate van flexibiliteit om hiermee om te gaan.

Bij de aftrap van projecten is er een groot aantal eisen waar het project aan moet voldoen. Deze eisen zijn vaak netjes vastgelegd in documenten. Maar al meteen daarna komt er voortdurend informatie bij en worden zaken bijgewerkt of gewijzigd. Als we het aantal documenten (en andere informatiedragers) op de verticale as uitzetten in de tijd op de horizontale as, dan wordt duidelijk hoe spectaculair de groei van het aantal documenten binnen traditionele bouwprojecten is.

Procesvoering en compliance via documenten

Naast de informatieaanwas, is er nog een andere zeer belangrijke reden waarom er zoveel documenten worden gegenereerd. Dat is het juridische aspect dat komt kijken bij de relatie opdrachtgever-opdrachtnemer die ingewikkeld, soms gevoelig en vaak slechts van eindige duur is. Wie is aansprakelijk als er iets misgaat? Wat zijn de risico’s en bij wie liggen ze? In het juridisch domein draait alles om documenten leveren, op het juiste moment met de juiste inhoud ondertekend door de juiste mensen etc. Validatie en verificatie zijn inmiddels essentiële onderdelen van elk bouwproject. Opdrachtnemers moeten – te allen tijde – aan de opdrachtgever kunnen aantonen dat zij voldoen aan de eisen.

Het Australische Roadsonline publiceerde onlangs een verhaal over hoe de juridische problemen rond projecten steeds groter worden, simpelweg doordat de manier waarop contracten worden opgesteld en processen worden beheerd leidt tot misverstanden en conflictsituaties.

Het artikel concludeert dat de (hoge) kosten vanuit megaprojecten leiden tot contractgeschillen en rechtszaken. Experts zijn van mening dat de huidige wijze van contracteren aanleiding geeft tot het nemen van stappen die eerder tegenwerken dan dat ze in het belang zijn van partijen. Het uitwisselen van informatie via documenten geeft veel extra juridische druk op een projectorganisatie en de projectpartners. Het is dus geen goed idee álles via documenten te doen: elke discussie, elke kleine wijziging in eisen, kosten, materialen etc.

Met documenten is het niet enkel lastig om het bewijs van compliance te leveren, maar ook om ieder projectteamlid of organisatieafdeling toegang te geven tot de juiste (versie van) documenten. Laat staan dat er voldoende overzicht is om op tijd risico’s te identificeren of fouten te ontdekken.

Binnen een project wordt een niveau van samenwerking dat met documenten simpelweg niet haalbaar is. Om succes te behalen zullen projecten de document-gestuurde aanpak moeten loslaten en de overstap moeten maken naar een model-gestuurde aanpak van systems engineering.