Relatics Privacy Statement

Toepasselijkheid

Het privacystatement is van toepassing op de verwerking van persoonsgegevens door Relatics B.V te Ridderkerk (KvK 54140757). Omwille van de leesbaarheid spreken we in de rest van dit statement simpelweg over “wij” of “ons” om naar ons bedrijf te verwijzen.

Algemeen uitgangspunt

De bescherming van persoonsgegevens is voor ons zeer belangrijk. Wij respecteren uw privacy en dragen er zorg voor dat uw persoonlijke gegevens altijd vertrouwelijk en in overeenstemming met de toepasselijke privacywetgeving worden behandeld.

Voor de goede orde: dit privacystatement is alleen van toepassing op de verwerking van persoonsgegevens (dus gegevens van natuurlijke personen). Aangezien wij ons op de zakelijke markt begeven, betreft dit voornamelijk de verwerking van gegevens van de mensen werkzaam bij/voor onze klanten en onze prospects.

Doeleinden van de verwerking

Uw persoonsgegevens worden door ons verwerkt voor de volgende doeleinden:

  1. het uitvoeren van de met u of uw werkgever/opdrachtgever gesloten overeenkomst(en);
  2. het voeren van de administratie, het uitvoeren van analyses, alsmede andere activiteiten van intern beheer;
  3. het berekenen, vastleggen en innen van verschuldigde bedragen, waaronder begrepen het in handen van derden stellen van vorderingen;
  4. om uw sollicitatie of uw inschrijving voor een van onze recruitmentactiviteiten te kunnen behandelen;
  5. om met u in contact te kunnen treden en te reageren op door u (namens uw werkgever/opdrachtgever) gestelde vragen;
  6. om u te informeren over nieuwe producten en/of diensten en aanbiedingen;
  7. om u uit te nodigen voor speciale evenementen voor (trouwe) klanten;
  8. om u uit te nodigen voor cursussen die wij aanbieden aan klanten en andere geïnteresseerden;
  9. de afhandeling van uw aanvraag tot informatie;
  10. voor het kunnen verzenden van digitale nieuwsbrieven en andere vormen van marketing;
  11. voor het verbeteren van onze communicatie en dienstverlening;
  12. voor het voldoen aan wettelijke verplichtingen, zoals de administratie- en bewaarplicht;
  13. het behandelen van geschillen en het doen uitoefenen van accountantscontrole.

Rechtsgrond voor de verwerking

De rechtsgrond voor de verwerking is voornamelijk gelegen in:

  • ­de door u gegeven toestemming;
  • ­het op uw verzoek nemen van precontractuele maatregelen en/of de uitvoering van de met u (of uw werkgever/opdrachtgever) gesloten overeenkomst;
  • ­het voldoen aan wettelijke verplichtingen;
  • ­de behartiging van gerechtvaardigde belangen van ons of van een derde.

het gerechtvaardigd belang van ons is gelegen in het kunnen uitvoeren van de normale bedrijfsvoering, het verzorgen van activiteiten van intern beheer, het verrichten van interne (markt)analyses, het kunnen verrichten van marketingactiviteiten en soortgelijke belangen van commerciële en bedrijfsmatige aard. Uiteraard wordt hierbij steeds ook het privacybelang van de betrokkene in acht genomen.

U kunt zich voor alle verwerkingen die zijn gebaseerd op het gerechtvaardigd belang verzetten op grond van het recht van bezwaar. Meer informatie over dat recht vindt u verderop in het statement.

Verplichte verstrekking

Wanneer wij u om persoonsgegevens vragen, dan zullen wij per situatie kenbaar maken of de verstrekking van de gegevens noodzakelijk of verplicht is en wat de (mogelijke) gevolgen zijn indien de gegevens niet worden verstrekt. Uitgangspunt daarbij is steeds dat wij niet meer persoonsgegevens zullen verwerken dan noodzakelijk voor de hiervoor beschreven doeleinden.

Verstrekking van persoonsgegevens aan derden

Wij verstrekken geen persoonsgegevens aan derde partijen die de gegevens voor eigen doeleinden gaan gebruiken. Dat is alleen anders wanneer:

  • ­u uw voorafgaande toestemming heeft gegeven voor de betreffende verstrekking; of
  • ­wij wettelijk verplicht zijn om gegevens te verstrekken; of
  • ­bij overdracht van de onderneming aan een opvolgend ondernemer.

Bewaartermijn

Uw gegevens worden bewaard conform de wettelijke bewaartermijnen. Op grond van onze administratieplicht dienen wij bepaalde gegevens minimaal zeven jaar te bewaren. Na afloop van die zeven jaar bewaren we alleen nog gegevens waarvan de verdere verwerking noodzakelijk is. Persoonsgegevens die u ons geeft als u bij ons solliciteert, bewaren wij tot uiterlijk vier weken na afloop van de sollicitatieprocedure. Indien u ons toestemming geeft, mogen wij uw sollicitatiegegevens tot maximaal één jaar opslaan.

Beveiliging van persoonsgegevens

Wij zullen passende technische en organisatorische maatregelen (doen) nemen om persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies of tegen enige vorm van onrechtmatige verwerking. In dat kader zijn diverse maatregelen genomen, waaronder encryptie van data en versleutelde communicatie.

Uw rechten

Op grond van de wet heeft u diverse rechten. We zetten de rechten voor u op een rijtje:

  • inzagerecht: u heeft het recht de door Relatics verwerkte persoonsgegevens in te zien;
  • correctie- en verwijderingsrecht: het recht gegevens te laten wijzigen of zelfs verwijderen indien de gegevens niet (langer) juist zijn, of indien de verwerking niet (langer) gerechtvaardigd is;
  • recht van bezwaar: houdt in dat u vanwege uw specifieke situatie bezwaar kunt maken tegen bepaalde verwerkingen van persoonsgegevens. Het recht van bezwaar tegen gebruik van gegevens voor direct marketing doeleinden is absoluut. Afmeldingen voor onze commerciële uitingen worden dus hoe dan ook gehonoreerd. In gevallen buiten toestemming en direct marketing, zal Relatics een belangenafweging maken;
  • recht op beperking: voor zover de juistheid van de gegevens door u wordt betwist, heeft u onder omstandigheden het recht op beperking van de verwerking van uw gegevens. Dit houdt kort gezegd in dat Relatics de verwerking van de gegevens tijdelijk “bevriest”;
  • recht op gegevensoverdraagbaarheid; het recht om bij ons opgeslagen, u betreffende gegevens in een gewoon, machinaal leesbaar formaat over te dragen, of om verzending aan een andere verantwoordelijke persoon te vragen;
  • intrekking van toestemming; u heeft dit recht voor zover wij van u gegevens verwerken op basis van uw toestemming. U heeft te allen tijde het recht een eenmaal gegeven toestemming in te trekken. Wij zullen de verwerking dan ogenblikkelijk staken.

Het staat u verder altijd vrij een klacht in te dienen bij de toezichthouder. De toezichthouder op de privacywetgeving is de Autoriteit Persoonsgegevens. U vindt de contactgegevens van de Autoriteit Persoonsgegevens via de website www.autoriteitpersoonsgegevens.nl.

Vragen

Verder staat het u uiteraard vrij vragen te stellen over de door ons verwerkte persoonsgegevens. Neem voor vragen over de privacy contact met ons op via onderstaande contactgegevens.

Wijzigingen

Dit privacystatement kan worden gewijzigd. Deze wijzigingen worden bekendgemaakt op onze website(s).

Wij kunnen uw persoonsgegevens verwerken voor nieuwe doeleinden die nog niet staan vermeld in dit privacystatement. In dat geval zullen wij contact met u opnemen alvorens uw gegevens te gebruiken voor deze nieuwe doeleinden, om u op de hoogte te stellen van de wijzigingen aan ons reglement voor de bescherming van persoonlijke gegevens en om u de kans te bieden uw deelname te weigeren.

Contactgegevens

Als u gebruikmaakt van onze software en u hebt vragen over de verwerking van uw persoonsgegevens in onze software, neem dan in eerste instantie contact op met uw werkgever/opdrachtgever die u toegang heeft gegeven tot onze software.

Als u geen gebruik maakt van onze software, of u wilt contact met ons opnemen, neem dan contact op met onze hieronder genoemde contactpersoon.

 

Relatics,

t.a.v. Office Management

Ridderpoort 35

2984 BG Ridderkerk

officemanagement@relatics.com