Relatics ondersteunt effectieve samenwerking bij project Buitenring Parkstad Limburg

De Buitenring Parkstad Limburg (BPL) heeft een duidelijk doel: zorgen dat de bereikbaarheid van én binnen de regio Parkstad sterk verbetert. Daarom realiseert Aannemerscombinatie BPL (Boskalis, Rasenberg en Besix) in opdracht van de Provincie Limburg een vlotte verbinding tussen de gemeenten in de regio en een goede aansluiting op nationale en internationale wegen. De Buitenring biedt volop kansen voor economische en toeristische ontwikkelingen en verbetert de leefbaarheid en verkeersveiligheid in het gebied. Na een positieve uitspraak van de Raad van State op 11 maart 2015 is het project in volle uitvoering. Om te waarborgen dat het project binnen tijd, contract en budget wordt afgerond, is optimale samenwerking tussen de Provincie Limburg en de Aannemerscombinatie cruciaal. Beide partijen zetten Relatics in voor betrouwbaar, transparant en traceerbaar beheer van alle relevante projectinformatie. Als er iets verandert, is dat direct duidelijk voor alle betrokken partijen. Op die manier kunnen zij meteen de benodigde actie ondernemen.

BPL en Relatics

De Buitenring beslaat uiteindelijk 26 km weg (14 kilometer aanpassen van bestaande wegen en 12 kilometer nieuwe wegen) met 39 kunstwerken. “Een project van deze omvang met veel betrokken partijen leidt tot een gigantische hoeveelheid informatie en documenten”, zegt Jos Eussen, Manager Projectbeheersing en verantwoordelijk voor onder andere tijd-, geld- en risicomanagement bij de Provincie Limburg. “Om grip op het project én het beoogde resultaat te houden, moeten we exact weten wat er gebeurt en of dat volgens het contract verloopt. Relatics biedt ons dat overzicht.”

Systeemgericht contractmanagement vereist een duidelijke informatiestructuur

Grip houden betekent niet dat de Provincie elke stap controleert, dat gebeurt risico gestuurd. Eussen: “Voorafgaand aan het project maar ook gedurende de realisatie worden continu risicoanalyses uitgevoerd en worden bestaande risico’s bijgesteld afhankelijk van de laatste ontwikkelingen. Middels systeemgerichte contractbeheersing (SCB) monitoren we het proces om te bepalen hoe de aannemerscombinatie omgaat met de risico’s die we (gezamenlijk) ingeschat hebben. Dit vraagt echter wel een duidelijke informatiestructuur, heldere afspraken, transparante communicatie en betrokkenheid van alle partijen: opdrachtgever, opdrachtnemer en derden.”

Duidelijke relatie tussen eisen, risico’s en toetsen leggen

Het toetsingsproces van producten en processen vervult een belangrijke rol binnen de procesbeheersing. Eussen: “We hebben de risico’s en hun urgentieniveau vastgelegd. Hierbij is het ook belangrijk om te weten aan welke eisen een bepaald risico gekoppeld is.” Dit alles wordt in Relatics beheerd. Daar kunnen we de verbanden tussen eisen, risico’s en toetsen leggen. Deze functionaliteit draagt direct bij aan de beheersbaarheid omdat altijd een actueel overzicht beschikbaar is. Bovendien is informatie visueel te presenteren, waardoor de kwaliteit van de informatievoorziening toeneemt en we effectief kunnen samenwerken met de Aannemerscombinatie.”

Overzicht met één druk op de knop

De Provincie houdt alle bevindingen bij in de toetsmodule van Relatics en beschikt daarmee over alle informatie voor het opstellen van de toetsplanning en het toetsen zelf . “Het toetsproces is ondergebracht in een workflow – van toetsplan, toets, bevindingen en eventueel risico tot bijstellen of escalatie. Hiermee is de Plan Do Check Act cirkel (PDCA) doorlopen, is het gehele traject volledig transparant en is de relevante informatie-uitwisseling goed geborgd.”

Luchtfoto Buitenring Parkstad

Buitenring Parkstad Limburg
Stefan Koopman, September 2016

Informatie-uitwisseling volgens het contract

De informatie-coördinator van de Aannemerscombinatie, Willemijn Eggels, schakelt regelmatig met Jos Eussen. Naast de functionele ontwikkeling van Relatics binnen de Aannemerscombinatie, zorgt zij namelijk dat alle relevante informatie op tijd geregistreerd, verwerkt en met de betrokken partijen gedeeld wordt. “Ik zorg dat communicatie en informatie-uitwisseling met de Provincie volgens het contract verlopen. Als een werkpakket getoetst en afgerond is, zorg ik dat alle documenten volledig zijn en op tijd aangeleverd worden. Vanuit ons perspectief is dat belangrijk omdat de betaling hiervan afhangt.”

Iedereen ziet dezelfde processen

Het komt volgens Eggels zeker voor dat, wat er buiten gemaakt wordt, wel eens afwijkt van het ontwerp. “Dat heeft verschillende oorzaken, zoals omgevingsfactoren. Afwijkingen zijn op zich geen probleem, als ze maar duidelijk beargumenteerd en geregistreerd zijn. Van onze kant vraagt dat de discipline om informatie goed vast te leggen en te verwerken. De opdrachtgever wil het immers direct weten als er iets verandert om zo nodig doelgericht te kunnen toetsen. Daarbij ervaar ik het als heel praktisch dat zij ook in hetzelfde systeem werken en dezelfde processen zien. Op die manier werken we allemaal met consistente en accurate informatie, dat voorkomt onduidelijkheid en fouten.”

Luchtfoto Buitenring Parkstad

Buitenring Parkstad Limburg
Stefan Koopman, September 2016

Directe toegang tot actuele informatie

Eggels is enthousiast over de voordelen van Relatics. “We hebben direct toegang tot alle projectinformatie en hoeven die niet uit verschillende Excel sheets of papieren klappers te

halen. Informatie is ook altijd actueel. Als er iets wijzigt is dat meteen voor alle betrokkenen helder.” Dat is erg belangrijk voor de succesvolle samenwerking tussen de Provincie en de Aannemerscombinatie. Eussen legt uit: “Het is heel praktisch dat alle informatie samenkomt in Relatics. Met de workflows en exportfunctie is het relatief eenvoudig om processen te volgen en documenten uit te wisselen. We kunnen voor de verschillende partijen snel doelgerichte rapporten uitdraaien vanuit verschillende perspectieven. Daarbij is steeds duidelijk waarover we praten en hoe specifieke keuzes tot stand zijn gekomen. Dat is een goede basis voor overleg en constructieve samenwerking.”

Over Jos Eussen

jos-eussen-profiel-foto

Jos Eussen is al meer dan 10 jaar zelfstandig professional op het gebied van projectbeheersing bij Eussen Technisch Projectmanagement. Hij is gespecialiseerd in projectbeheersing en risicomanagement. Zijn klanten zijn met name Rijkswaterstaat Provincies en gemeenten. Hij is betrokken bij grote projecten zoals de Buitenring Parkstad Limburg (26 km snelweg, welke verschillende steden met elkaar verbindt), ondertunneling A2 Maastricht (Één plan voor stad en snelweg) en meerdere kleinere projecten.

Over Willemijn Eggels

wm-foto

After completing her study HBO Civil Engineering, Willemijn Eggels started in 2013 on the project Outer Ring Parkstad Limburg in the position of “employee Project Management”. She is particularly concerned with quality- and information management. This includes among others thing monitoring of defects, testing and the functional management of Relatics.