Relatics ondersteunt effectieve samenwerking bij project Buitenring Parkstad Limburg

De Buitenring Parkstad Limburg (BPL) heeft een duidelijk doel: zorgen dat de bereikbaarheid van én binnen de regio Parkstad sterk verbetert. Daarom realiseert Aannemerscombinatie BPL (Boskalis, Rasenberg en Besix) in opdracht van de Provincie Limburg een vlotte verbinding tussen de gemeenten in de regio en een goede aansluiting op nationale en internationale wegen. De Buitenring biedt volop kansen voor economische en toeristische ontwikkelingen en verbetert de leefbaarheid en verkeersveiligheid in het gebied. Na een positieve uitspraak van de Raad van State op 11 maart 2015 is het project in volle uitvoering. Om te waarborgen dat het project binnen tijd, contract en budget wordt afgerond, is optimale samenwerking tussen de Provincie Limburg en de Aannemerscombinatie cruciaal. Beide partijen zetten Relatics in voor betrouwbaar, transparant en traceerbaar beheer van alle relevante projectinformatie. Als er iets verandert, is dat direct duidelijk voor alle betrokken partijen. Op die manier kunnen zij meteen de benodigde actie ondernemen.

BPL en Relatics

De Buitenring beslaat uiteindelijk 26 km weg (14 kilometer aanpassen van bestaande wegen en 12 kilometer nieuwe wegen) met 39 kunstwerken. “Een project van deze omvang met veel betrokken partijen leidt tot een gigantische hoeveelheid informatie en documenten”, zegt Jos Eussen, Manager Projectbeheersing en verantwoordelijk voor onder andere tijd-, geld- en risicomanagement bij de Provincie Limburg. “Om grip op het project én het beoogde resultaat te houden, moeten we exact weten wat er gebeurt en of dat volgens het contract verloopt. Relatics biedt ons dat overzicht.”

Systeemgericht contractmanagement vereist een duidelijke informatiestructuur

Grip houden betekent niet dat de Provincie elke stap controleert, dat gebeurt risico gestuurd. Eussen: “Voorafgaand aan het project maar ook gedurende de realisatie worden continu risicoanalyses uitgevoerd en worden bestaande risico’s bijgesteld afhankelijk van de laatste ontwikkelingen. Middels systeemgerichte contractbeheersing (SCB) monitoren we het proces om te bepalen hoe de aannemerscombinatie omgaat met de risico’s die we (gezamenlijk) ingeschat hebben. Dit vraagt echter wel een duidelijke informatiestructuur, heldere afspraken, transparante communicatie en betrokkenheid van alle partijen: opdrachtgever, opdrachtnemer en derden.”

Duidelijke relatie tussen eisen, risico’s en toetsen leggen

Het toetsingsproces van producten en processen vervult een belangrijke rol binnen de procesbeheersing. Eussen: “We hebben de risico’s en hun urgentieniveau vastgelegd. Hierbij is het ook belangrijk om te weten aan welke eisen een bepaald risico gekoppeld is.” Dit alles wordt in Relatics beheerd. Daar kunnen we de verbanden tussen eisen, risico’s en toetsen leggen. Deze functionaliteit draagt direct bij aan de beheersbaarheid omdat altijd een actueel overzicht beschikbaar is. Bovendien is informatie visueel te presenteren, waardoor de kwaliteit van de informatievoorziening toeneemt en we effectief kunnen samenwerken met de Aannemerscombinatie."

Overzicht met één druk op de knop

De Provincie houdt alle bevindingen bij in de toetsmodule van Relatics en beschikt daarmee over alle informatie voor het opstellen van de toetsplanning en het toetsen zelf . “Het toetsproces is ondergebracht in een workflow – van toetsplan, toets, bevindingen en eventueel risico tot bijstellen of escalatie. Hiermee is de Plan Do Check Act cirkel (PDCA) doorlopen, is het gehele traject volledig transparant en is de relevante informatie-uitwisseling goed geborgd."

Luchtfoto Buitenring Parkstad
Buitenring Parkstad Limburg 
Stefan Koopman, September 2016

Informatie-uitwisseling volgens het contract

De informatie-coördinator van de Aannemerscombinatie, Willemijn Eggels, schakelt regelmatig met Jos Eussen. Naast de functionele ontwikkeling van Relatics binnen de Aannemerscombinatie, zorgt zij namelijk dat alle relevante informatie op tijd geregistreerd, verwerkt en met de betrokken partijen gedeeld wordt. “Ik zorg dat communicatie en informatie-uitwisseling met de Provincie volgens het contract verlopen. Als een werkpakket getoetst en afgerond is, zorg ik dat alle documenten volledig zijn en op tijd aangeleverd worden. Vanuit ons perspectief is dat belangrijk omdat de betaling hiervan afhangt.”

Iedereen ziet dezelfde processen

Het komt volgens Eggels zeker voor dat, wat er buiten gemaakt wordt, wel eens afwijkt van het ontwerp. “Dat heeft verschillende oorzaken, zoals omgevingsfactoren. Afwijkingen zijn op zich geen probleem, als ze maar duidelijk beargumenteerd en geregistreerd zijn. Van onze kant vraagt dat de discipline om informatie goed vast te leggen en te verwerken. De opdrachtgever wil het immers direct weten als er iets verandert om zo nodig doelgericht te kunnen toetsen. Daarbij ervaar ik het als heel praktisch dat zij ook in hetzelfde systeem werken en dezelfde processen zien. Op die manier werken we allemaal met consistente en accurate informatie, dat voorkomt onduidelijkheid en fouten.”

Luchtfoto Buitenring Parkstad
Buitenring Parkstad Limburg 
Stefan Koopman, September 2016

Directe toegang tot actuele informatie

Eggels is enthousiast over de voordelen van Relatics. “We hebben direct toegang tot alle projectinformatie en hoeven die niet uit verschillende Excel sheets of papieren klappers te

halen. Informatie is ook altijd actueel. Als er iets wijzigt is dat meteen voor alle betrokkenen helder.” Dat is erg belangrijk voor de succesvolle samenwerking tussen de Provincie en de Aannemerscombinatie. Eussen legt uit: “Het is heel praktisch dat alle informatie samenkomt in Relatics. Met de workflows en exportfunctie is het relatief eenvoudig om processen te volgen en documenten uit te wisselen. We kunnen voor de verschillende partijen snel doelgerichte rapporten uitdraaien vanuit verschillende perspectieven. Daarbij is steeds duidelijk waarover we praten en hoe specifieke keuzes tot stand zijn gekomen. Dat is een goede basis voor overleg en constructieve samenwerking.”

Over Jos Eussen

Jos Eussen is al meer dan 10 jaar zelfstandig professional op het gebied van projectbeheersing bij Eussen Technisch Projectmanagement. Hij is gespecialiseerd in projectbeheersing en risicomanagement. Zijn klanten zijn met name Rijkswaterstaat Provincies en gemeenten. Hij is betrokken bij grote projecten zoals de Buitenring Parkstad Limburg (26 km snelweg, welke verschillende steden met elkaar verbindt), ondertunneling A2 Maastricht (Één plan voor stad en snelweg) en meerdere kleinere projecten.

jos-eussen-profiel-foto

Over Willemijn Eggels

 After completing her study HBO Civil Engineering, Willemijn Eggels started in 2013 on the project Outer Ring Parkstad Limburg in the position of "employee Project Management". She is particularly concerned with quality- and information management. This includes among others thing monitoring of defects, testing and the functional management of Relatics.

wm-foto

Artikelen over Risco Management

Risicomanagement door Waterschap Drents Overijsselse Delta

Waterschap Drents Overijsselse Delta past Risicomanagement toe bij al haar projecten. Voor elke project wordt een risicodossier opgesteld en maandelijks geactualiseerd. Relatics wordt gebruikt om de dossiers leesbaar en eenvoudig te houden en de projectleden te voorzien van de juiste stuurinformatie. Presentatie Waterschap Drents Overijsselse Delta Paul van Poorten, Lisanne Huijs Waterschap Drents Overijsselse Delta…

Read More

Risico Management

Wanneer u Relatics configureert voor risico management kunt u met behulp van Relatics een centrale risicobibliotheek opzetten. Controlemetingen die worden uitgevoerd, hebben als doel risico’s te verminderen wanneer ze zich voordoen en deze in relatie te brengen met de eisen die van toepassing zijn op specifieke projecten. Benefits for Risk Management De risk management applicatie…

Read More

Ervaringen met CMDB/OTL/COINS

In deze presentatie worden de ervaringen die VolkerInfra heeft opgedaan op 3 verschillende projecten met betrekking tot het CMDB en de OTL met u gedeeld. Er zal dieper worden ingegaan op de zoektocht naar wat CMDB is, wat u er zelf mee kunt doen, wat de vraag van de opdrachtgever is en hoe de OTL…

Read More

Informatievoorziening met BIM als basis voor assetmanagement

De Provincie Gelderland heeft sinds 2011 belangrijke stappen gezet om de areaalgegevens van de beheerobjecten rondom de provinciale wegen op orde te krijgen en te houden. Met behulp van BIM-standaarden en tools wordt in een aantal projecten nu ook de informatieuitwisseling met de aannemer gestandaardiseerd. Gelderland werkt aan een integraal beheersysteem en is bezig een…

Read More

Relatics in de uitvoeringsfase; een optimaal proces door het gebruik van mobile en Relatics

Roelofs maakt in de ontwerpfase al geruime tijd gebruik van Relatics. Door een slimme combinatie te maken met Mobile wordt dit nu ook doorgetrokken naar de uitvoering. Met behulp van een tablet kan de uitvoerder informatie, zoals keuringen en afwijkingen, direct in Relatics vastleggen. Dit werkt gebruiksvriendelijk, snel en uiterst doeltreffend!   Presentatie Over de schrijver Rob…

Read More

Grip™ op flexibiliteit

In deze presentatie wordt er ingegaan op het onderwerp beheren. Hoe biedt u flexibiliteit aan projecten (decentraal), terwijl u wel een centraal beheerste situatie wilt bewerkstelligen. Hier zijn in het begin keuzes gemaakt en tijdens de presentatie wordt ingegaan op de ervaringen van Rijkwaterstaat omtrent dit onderwerp. Presentatie Over de schrijver Willem van de Wetering is…

Read More