Deel I: Relatics ondersteunt informatiebeheer op project Sydney Metro

Systems Connect, de aannemer die de uitbreiding van het bestaande metronet in Sydney verzorgt, maakt gebruik van Relatics. Relatics helpt bij het beheer van grote hoeveelheden complexe maar belangrijke projectinformatie die nodig is om veilig, efficiënt en volgens ontwerpspecificaties een werkende metrolijn te bouwen.

Sydney Metro is het grootste openbaar vervoer project van Australië. De dienstregeling startte in mei 2019 in het noordwesten van de stad, met om de vier minuten een trein tijdens de spits. De metro moet in 2024 zijn uitgebreid in de richting van het Central Business District (CBD) en verder naar Bankstown. In 2024 heeft Sydney 31 metrostations en een zelfstandig metrosysteem van 66 km. Uiteindelijk zal het metronet beschikken over een capaciteit van elke twee minuten een metrotrein in elke richting onder het stadscentrum van Sydney.

Systems Connect (een samenwerkingsverband tussen CPB Contractors en UGL Limited) levert alle facetten van het werk, inclusief de aanleg van het metrospoor, power systems, communicatie- en signaleringssystemen, alsook de infrastructuur om de uitgegraven tunnels om te vormen tot een werkende spoorweg tussen Chatswood en Sydenham. Het werk omvat ook de permanente systemen, diensten en gebouwen die nodig zijn voor het operationele gedeelte tussen Chatswood en Bankstown.

Bij activiteiten die project breed worden uitgevoerd werkt Systems Connect samen met alle belanghebbenden, waaronder aannemers van sub contracten die raakvlakken hebben met andere sub contracten. Gezien het grote aantal externe stakeholders is een goede communicatie en effectieve uitwisseling van betrouwbare projectinformatie essentieel.

 

 

Beheercomplexiteit projectinformatie

De hoeveelheid informatie die moet worden beheerd bij de aanleg van Sydney Metro City & Southwest is enorm. Verbetering van de beheercomplexiteit betekent dat de traceerbaarheid van informatie gewaarborgd moet blijven.

Veel te vaak wordt informatie bij grote bouwprojecten op tal van systemen opgeslagen, wat de efficiëntie en nauwkeurigheid – en uiteindelijk dus ook de betrouwbaarheid van de gegevens – in gevaar brengt. Er kunnen meerdere versies zijn van verschillende soorten documentinformatie, spreadsheets en verschillende projectbeheertools tot geschreven documenten en zelfs e-mails. Informatie en documentbeheer kan steeds moeilijker worden, waardoor miscommunicatie en fouten ontstaan met vertragingen en kostenoverschrijdingen tot gevolg.

Bij een project van deze omvang is het noodzakelijk dat alle in- en externe partijen snel en gemakkelijk toegang hebben tot consistente en up-to-date informatie waarop ze kunnen vertrouwen.
Of, zoals de Interface Systems Manager van Systems Connect het uitdrukt:

“Teneinde het informatiebeheer te verbeteren, hebben we besloten om het gebruik van Relatics te verplichten. Relatics biedt alle aannemers en alle andere belangrijke belanghebbenden, die bijdragen aan het systeem en ervan gebruikmaken, één enkele betrouwbare bron. Het is dé informatiebron voor ons projectmanagement.”

Bij Systems Connect wordt Relatics gebruikt ter ondersteuning van zaken als bedrijfsoverstijgende ontwerpinterfaces, activiteiten, gevaren, het vastleggen van kritieke problemen en escalatie daarvan, en voor stakeholdermanagement.

Relatics is een full-service SaaS-provider. Relatics zorgt onder meer voor de automatisering van gedetailleerde interface-specificaties en informatie-uitwisselingsrapporten. Alle gegevens worden gedurende het project veilig beheerd en na afloop door Systems Connect veilig gearchiveerd.

 

Sydney Metro artist impressionImpressie van Sydney Metro Campsie Station. Bron: https://sydneymetro.info/

 

Datagestuurd projectbeheer

Systems Connect koos Relatics voor Sydney Metro City & Southwest in 2019. Sindsdien is het systeem met veel succes gebruikt. Honderden mensen binnen het gehele project hebben nu relevante ervaring met het platform en zien in dat het veel meer is dan een opslagplaats voor documenten of een spreadsheetpakket. Zelfs doorgewinterde spreadsheet-liefhebbers zijn overtuigd, zegt de Interface Systems Manager, aangezien echt complexe project-spreadsheets lastig zijn voor iedereen.

“Relatics haalt informatie uit ingevoerde documenten en slaat deze semantisch en hiërarchisch op in de vorm van data, waardoor een compleet en holistisch beeld van het project ontstaat. Je kunt inzoomen op de meest gedetailleerde gegevenselementen van de beheerde projecten en alles bekijken wat je nodig hebt, maar ook de niveaus verkennen om een beeld te krijgen van het grotere geheel en van dashboards.”

– Interface Systems Managers bij Systems Connect

Informatie is in realtime beschikbaar. Op het moment dat informatie wordt toegevoegd of gewijzigd, worden alle gerelateerde projectelementen onmiddellijk bijgewerkt. Dit zorgt ervoor dat alle projectgegevens altijd actueel zijn. Er hoeft geen tijd te worden verspild met zoeken naar de nieuwste documentversies en er wordt ook geen informatie gemist of over het hoofd gezien door menselijke fouten. Voor Systems Connect is het belangrijk dat Relatics ook toont wanneer en door wie de informatie is bijgewerkt.

Ook dashboards en voortgangsgrafieken worden onmiddellijk bijgewerkt op het moment dat nieuwe gegevens worden vastgelegd. Dit betekent dat leidinggevenden volledig op de inhoud van rapporten kunnen bouwen en met meer vertrouwen beslissingen kunnen nemen. Gegevens zijn ook gereed om opgevraagd te worden op het moment dat ze nodig zijn; in tegenstelling tot de uitdaging van de oude methode waarbij je inzichten uit meerdere documenten moest halen.

Het team van Systems Connect vindt het prettig dat Relatics volledig naar wens kan worden aangepast. Het is onwaarschijnlijk dat een standaard, kant-en-klaar informatiesysteem kan voldoen aan de gebruikersvereisten van een zo groot en complex project als Sydney Metro City & Southwest.

The System Interface Manager van Systems Connect zegt:

“Het mooie van Relatics is dat je eenvoudig kunt beginnen en het platform vervolgens kunt aanpassen aan je behoeften naarmate de eisen van het project en informatie-interface groter worden. Het is een van mijn taken, als leidinggevende van de projectinformatie om onze set-up aan te passen zoals vereist, om de juiste informatie vast te leggen en deze te presenteren in de formats die vereist zijn voor verschillende gebruikers, waaronder ons team, andere aannemers en de klant.”

Naarmate Sydney Metro City & Southwest vorderde, heeft Systems Connect het platform gedeeld met andere aannemers in het project, teneinde de samenwerking op het gebied van informatiebeheer te verbeteren. Het idee van een gecentraliseerde, data gestuurde aanpak in plaats van een op documenten gebaseerd systeem, werd door andere aannemers binnen het project sterk verwelkomd. Het werk werd daardoor voor iedereen een stuk eenvoudiger gemaakt. Relatics is behoorlijk intuïtief en de gebruikersinterface overal consistent. Dat maakt het aanleren ervan heel eenvoudig. Mocht iemand scholing nodig hebben, dan is een introductie van 30 minuten meestal voldoende.

Duidelijke voordelen

Systems Connect is ervan overtuigd dat Relatics aanzienlijke voordelen biedt op het gebied van informatiebeheer. Dat betreft onder meer een efficiëntere toegang tot en betere uitwisseling van informatie, soepele interacties tussen partijen, betere projectbeheersing en betere resultaten.

De System Interface Manager van Systems Connect geeft aan dat alle grote projecten waaraan hij tot nu toe bij vorige werkgevers werkte, meestal document gestuurd waren, wat vaak aanleiding gaf tot frustraties.
“De data gedreven aanpak hier bij Systems Connect is een veel effectievere manier van werken, omdat informatie toegankelijk, up-to-date, volledig en nauwkeurig is,” vertelt hij. “Onderling gerelateerde gegevens, ook al zijn ze afkomstig uit verschillende bronnen, worden gecombineerd om beter geïnformeerde beslissingen mogelijk te maken.”

“Met Relatics kunnen we erop vertrouwen dat we de juiste informatie op het juiste moment met de juiste mensen delen. We hoeven geen tijd te besteden aan het zoeken naar updates of het doorzoeken van meerdere documenten voor specifieke informatie. En we hoeven ons ook geen zorgen te maken over versiebeheer of het fysiek bedienen van andere contractanten met documenten.”

Tenslotte zegt hij: “Het belangrijkste is dat we altijd weten op welk moment we in het project zitten, zonder te hoeven wachten op informatie en deze vervolgens te moeten controleren of dat we er achteraan moeten gaan. We kunnen gemakkelijk zien welke vooruitgang er van de ene week op de andere is geboekt en hoeven hier niet bij benadering van uit te gaan. We nemen betere beslissingen. Hebben de zaken beter in de hand.”

Download deze case in pdf-formaat.

Lees meer over Sydney Metro