Deel II: Relatics helpt Sydney Metro met het beheren van de risico’s van raakvlakken

Systems Connect, de aannemer die de uitbreiding van het bestaande metronet in Sydney verzorgt, maakt gebruik van Relatics. Relatics helpt bij het beheer van grote hoeveelheden complexe maar belangrijke projectinformatie die nodig is om veilig, efficiënt en volgens ontwerpspecificaties een werkende metrolijn te bouwen.

Sydney Metro is het grootste openbaar vervoer project van Australië. De dienstregeling startte in mei 2019 in het noordwesten van de stad, met om de vier minuten een trein tijdens de spits. De metro moet in 2024 zijn uitgebreid in de richting van het Central Business District (CBD) en verder naar Bankstown. In 2024 heeft Sydney 31 metrostations en een zelfstandig metrosysteem van 66 km. Uiteindelijk zal het metronet beschikken over een capaciteit van elke twee minuten een metrotrein in elke richting onder het stadscentrum van Sydney.

Systems Connect (een samenwerkingsverband tussen CPB Contractors en UGL Limited) levert alle facetten van het werk, inclusief de aanleg van het metrospoor, power systems, communicatie- en signaleringssystemen, alsook de infrastructuur om de uitgegraven tunnels om te vormen tot een werkende spoorweg tussen Chatswood en Sydenham. Het werk omvat ook de permanente systemen, diensten en gebouwen die nodig zijn voor het operationele gedeelte tussen Chatswood en Bankstown.

Goede communicatie en effectieve uitwisseling van betrouwbare projectinformatie is van essentieel belang om het project veilig, op tijd en volgens specificaties op te kunnen leveren. Systems Connect werkt samen met vele stakeholders en zorgt voor een effectieve uitwisseling van betrouwbare projectinformatie, inclusief interfacespecificaties en de bijbehorende onderdelen van interfacerisico’s. Dit zorgt ervoor dat dergelijke belangrijke projectinformatie direct beschikbaar is en door de belangrijkste stakeholders op tijd en systematisch kan worden ontwikkeld.

 

De uitdaging van raakvlakken en de bijbehorende risico’s voor het lijnbrede werkbereik

Hoe kun je realiseren dat alle informatie rondom de risico’s van raakvlakken beschikbaar is voor het gehele werkbereik?
Omschrijvingen van risico’s en van de maatregelen om deze in te perken werden oorspronkelijk vastgelegd in spreadsheets. Het beheren van de inhoud van een spreadsheet heeft echter zo zijn beperkingen. Een extra uitdaging wordt gevormd door een deelverzameling van risico’s, risico’s op raakvlakkengenoemd, die nauw verband houden met de raakvlakken die in de loop van de tijd evolueren. De ontwikkeling en het beheer van deze risico’s is afhankelijk van bijdragen van andere aannemers die betrokken zijn bij de uitvoering van het project.

Bij Systems Connect is Michelle Ho er onder meer verantwoordelijk voor dat de vastgelegde informatie betrouwbaar, samengevoegd en controleerbaar is en dat relevante stakeholders (zoals aannemers en de klant) toegang hebben tot (deel)verzamelingen van gegevens die van toepassing zijn op hun specifieke behoeften. Michelle werkte aanvankelijk met Excel, maar zag dat bij het werken met verschillende aannemers het beheren van de raakvlakken met behulp van spreadsheets niet optimaal was. Er was een nieuwe aanpak nodig.

“We voelden dat er een kloof lag tussen raakvlakkenbeheer en risicobeheer, met name voor risico’s met betrekking tot de raakvlakken. We ontdekten ook dat veel tekeningen, specificaties en gerelateerde informatie werden gedeeld in een op maat gemaakt platform voor raakvlakken tussen Systems Connect en -aannemers. Het zou voor ons team op de lange termijn niet duurzaam zijn als we niet dichter bij dit platform en al zijn inhoud zouden staan.”

– Michelle Ho, Systems Connect

 

Sydney Metro Waterloo tunnelsIn de tunnels bij Waterloo Station. Bron: https://sydneymetro.info/

Overschakelen naar Relatics

Michelle nam contact op met het team van Systems Connect, verantwoordelijk voor de raakvlakken, dat werd geconfronteerd met soortgelijke uitdagingen op het gebied van informatiebeheer. Enkele maanden eerder was het raakvlakkenteam begonnen om in plaats van Excel het Relatics-platform voor project raakvlakken te gebruiken. (Zoals beschreven in de casestudy ‘Deel I: Relatics ondersteunt informatiebeheer op het project Sydney Metro’). Systems Connect ging in september 2019 live met Relatics voor raakvlakkenbeheer, waarbij ook de bijbehorende risico’s werden meegenomen.

“De teams van Systems Connect en van de meeste stakeholders waarmee we werken, waren al bekend met het Relatics-platform en vonden het plezierig om ermee te werkten. Het was duidelijk dat we dezelfde Relatics-omgeving moesten hebben voor risico-informatie, waarbij we alle essentiële informatie rondom raakvlakken op één veilige locatie moesten bewaren en tegelijkertijd moesten zorgen voor betere opties voor gegevenspresentatie en -beheer”

– Michelle Ho, Systems Connect

Door projectgegevens op één platform te beheren kunnen belanghebbenden een gemeenschappelijke, holistische visie delen. Relatics-gebruikers hebben hun eigen werkgebied waar, vanuit een gemeenschappelijke bron, de deelverzameling gegevens getoond wordt die voor hen relevant is. Centrale en lokale gegevensupdates worden automatisch gesynchroniseerd, wat betekent dat gegevens altijd up-to-date zijn.

“Het doet me een plezier om te zien dat Relatics-gebruikers, zowel intern als extern aan Systems Connect verbonden, met behulp van de risicogegevens in staat zijn om alles te bekijken, toe te voegen, te wijzigen, aantekeningen en opmerkingen te maken, acties uit te voeren, gegevens te analyseren en zelf rapporten te maken,” zegt Michelle. “De aangebrachte wijzigingen worden bijgehouden en ik kan eenvoudig een tijdsperiode selecteren en zien welke wijzigingen zijn aangebracht. Gegevens kunnen in Relatics immers beter geanalyseerd en gepresenteerd worden dan in bijvoorbeeld Excel. We zien een verbeterde betrokkenheid, communicatie en samenwerking met de verschillende stakeholders.”

Met slechts een paar klikken kunnen gebruikers van Relatics schakelen tussen verschillende sets aan informatie en eenvoudig de relatie daartussen zien. Het is niet nodig om een ander platform of een andere applicatie te openen om tegenstrijdige informatie uit ongelijksoortige bronnen met elkaar te verzoenen. In Relatics is het mogelijk om er een one-stop-shop voor informatiemanagement van te maken. Relatics kan ook worden geconfigureerd om de waarheidsgetrouwheid en integriteit van de gegevens te verifiëren en te controleren wie wat heeft gedaan op welk moment.

Relatics is een full service Software-as-a-Service (SaaS) aanbieder. Het professionele serviceteam van het bedrijf ondersteunde Systems Connect bij het bouwen van een informatiemodel op maat, geconfigureerd om de unieke processen voor het beheren van projectinformatie te ondersteunen.
Michelle concludeerde: “Relatics biedt de unieke en gemakkelijk aanpasbare functies die superieur zijn aan de meeste standaardproducten. Het is geschikt voor complexe projecten, waarbij moet worden samengewerkt met meerdere partijen, controleerbare gegevens moeten worden bijgehouden en het mogelijk moet zijn om het beheer en de rapportage van informatie over projectrisico’s op een effectieve en efficiënte wijze uit te voeren. Het platform stelt alle belangrijke belanghebbenden in staat om gelijktijdig toegang te krijgen tot dezelfde informatie en daaraan te werken. Het is logisch om het als integratietool te gebruiken.”

Download deze case in pdf-formaat

Meer over Sydney Metro