Slim informatiebeheer basis voor kortere doorlooptijd

Wat doe je als opdrachtnemer wanneer de opdrachtgever de totale doorlooptijd van een project met 2,5 jaar wil verkorten? Dat is de uitdaging waar Combinatie Ommelanderdiek (Boskalis Nederland en KWS Infra) in het project Dijkverbetering Eemshaven – Delfzijl aan mee mag werken. Het Waterschap Noorderzijlvest wil 12 kilometer dijk hoger, breder, sterker en aardbevingsbestendig maken. En wil dat dus snel gedaan hebben. Martin van Leusden, Systems Engineer bij Boskalis, legt uit hoe hij samen met de opdrachtgever de geboekte tijdwinst wil behouden.

Project gebaseerd op een Design & Construct-contract

Als opdrachtnemer is de combinatie verantwoordelijk voor het ontwerp en de uitvoering van het project op basis van een Design & Construct-contract (D&C). “Om tijd te winnen, heeft het waterschap de voorbereidingstijd, mede door de Crisis- en Herstelwet, in kortere tijd doorlopen. Vanzelfsprekend zonder concessies aan de geleverde kwaliteit en de veiligheid van de mensen die achter de dijk wonen en werken. Technische uitwerking, detailleringen en implementatie van koppelprojecten wordt uitgewerkt tijdens het ontwerp. Dit stelt hoge eisen aan de snelheid en efficiency van de communicatie en het informatiebeheer binnen het project.”

"We beheren alle informatie in Relatics. Deze aanpak verkort de doorlooptijd van informatie en als gevolg daarvan de doorlooptijd voor de ontwerpen."

Martin van Leusden | Systems Engineer | Boskalis

Parallelle deelprojecten

Om zo efficiënt mogelijk te werken, heeft de Combinatie Ommelanderdiek het dijkproject van 12 kilometer opgesplitst in vier projectdelen die tegelijkertijd worden uitgewerkt. Van Leusden: “In de praktijk is deel 1 al in uitvoering, terwijl het ontwerp van deel 2, 3 en 4 nog loopt. Op die manier zorgen we dat er in het project nergens tijd verloren gaat”. Ook op andere gebieden moet de combinatie zoveel mogelijk tijdswinst in stand houden. Om dat te realiseren is tijdens de voorbereiding op de uitvoering, naast de reguliere werkzaamheden binnen een D&C-contract, de nadruk gelegd op de validatie en het verkorten van de doorlooptijd van vragen en contractmutaties.

Focus op validatie

Van Leusden legt uit: “Om tijdens de uitvoering wijzigingen of discussie te voorkomen, besteden we al vroeg in het traject veel aandacht aan het valideren van de eisen. In een regulier project volgt er na de planfase eerst een check door de belangrijkste stakeholders. Deze stap wordt nu tijdens ons ontwerp doorlopen. Als blijkt dat een bepaalde eis in het ontwerp niet haalbaar is, tonen we dat aan en stemmen we de wijzigingen af met de opdrachtgever. We voorkomen bij de oplevering discussie en tijdverlies door in de ontwerpfase het conceptontwerp af te stemmen met onze opdrachtgever en de stakeholders en zo vroeg mogelijk eventuele verandering in het D&C-contract door te voeren.”

Korte doorlooptijd van informatie

Een ander aandachtspunt is de doorlooptijd van de informatie. Het is zaak het ontwerpproces uitstekend te faciliteren om onnodige vertraging of onduidelijkheid te voorkomen. Van Leusden zegt hierover: “Om de vaart in het project te houden, hebben we een groot team samengesteld. Ook aan de kant van de opdrachtgever hebben we te maken met verschillende stakeholders. Met zo’n grote groep betrokkenen die deels parallel werken, is informatiebeheer cruciaal. Iedereen moet toegang tot dezelfde, actuele informatie hebben en de uitwisseling moet gestroomlijnd verlopen. In een regulier project dienen we vragen in via mail bij de opdrachtgever, na intern overleg en bespreking in een technisch of bouwoverleg volgt dan een definitief antwoord. Aansluitend kunnen we de antwoorden in Relatics invoeren en het ontwerp aanpassen. Gemiddeld duurt dat twee tot drie weken. In dit project is die tijd er eenvoudigweg niet.”

Directe communicatie

Om sneller te schakelen, kijkt de opdrachtgever via een eigen portal live mee tijdens het ontwerp in de Relatics-omgeving van de Combinatie Ommelanderdiek. “Alle informatie beheren we in Relatics. Binnen onze informatie-omgeving stellen we direct vragen over de eisenset aan de opdrachtgever stellen, zonder data-export. Zij kijken daar continu mee en reageren snel. Verder is er wekelijks overleg om kwesties direct te bespreken en af te handelen. Als we maandag een vraag hebben, is er vaak op dinsdag al antwoord. Hierover gaan we dan donderdag in gesprek, waarna we eventuele aanpassingen meteen in het ontwerp meenemen. Met deze aanpak verkorten we de doorlooptijd van de informatie en in het verlengde daarvan ook van de ontwerpen.”

Real-time overzicht met GIS

Digitale informatie-uitwisseling gebeurt ook via het GIS-model dat de combinatie gebouwd heeft. “We bieden betrokkenen via een viewer een bijna real-time overzicht van het projectverloop. In de viewer zijn de contouren van de dijk zichtbaar, inclusief de diverse objecten. Als je een object aanklikt, biedt een link naar Relatics toegang tot de objectspecificaties. Dit model biedt de kans om real-time mee te kijken hoe het ontwerp tot stand komt. Bovendien kan de opdrachtgever het verificatieproces tijdens de uitvoering op de voet volgen. In het GIS-model visualiseren we de status van keuringen op basis van de data in Relatics.”

Goede informatie- en communicatiestructuur

De Combinatie Ommelanderdiek is door de opdrachtgever voor de dijkverbetering Eemshaven - Delfzijl voor een fikse uitdaging gesteld. “Tegelijkertijd heeft het ons gedwongen om goed te kijken waar we in het proces de geboekte tijdwinst kunnen vasthouden. Door alle relevante data centraal vast te leggen en te beheren, voorkomen we versnippering en misverstanden. Iedereen praat altijd over hetzelfde en heeft inzicht in de actuele status van de processtappen. We hebben samen met de opdrachtgever een goede informatie- en communicatiestructuur neergezet die iedereen houvast biedt. Hoewel we nog middenin het project zitten, is dit een noodzakelijke stap om het tempo erin te houden en de ambitieuze doelstelling te halen.”

“Binnen onze informatie-omgeving stellen we direct vragen over de eisenset aan de opdrachtgever, zonder data-export. Zij kijken continu mee en reageren snel. Met deze aanpak verkorten we de doorlooptijd van de informatie en in het verlengde daarvan ook van de ontwerpen.”

Gerelateerde artikelen

Omgevingsmanagement bij Lievense

Lievense is een advies- en ingenieursbureau werkzaam in de bouw, infra, milieu en water. Lievense gebruikt Relatics al sinds 2012. Relatics wordt ingezet voor onder andere omgevingsmanagement binnen meerdere projecten…

Read More

Informatie management bij Witteveen+Bos

Witteveen+Bos levert adviezen en ontwerpen op het gebied van water, infrastructuur, milieu en bouw. Wij zetten onze topexpertise in om complexe vraagstukken op te lossen en zijn een betrokken partner…

Read More

Relatics bij Boskalis

Bij Boskalis werken we met Relatics als Systems Engineering en projectbeheersing tool. Het helpt ons bij het managen van geïntegreerde contracten. De inzet van Relatics start al in het tender…

Read More

Is spreken zilver?

BAM| Carlo Kuiper | #Slim #Bouw #Interpretatie #Duurzaam

Read More

Risicomanagement bij multidisciplinaire contracten

BAM | Robin Kuipers | #Realisatie #Rapporteren #Baselining #UithoflijnUtrecht #TramInfrastructuur

Read More

Systems Engineering in de Utiliteit; “Verpakte lucht”

Heijmans | Marcel van de Ven | #Uitdagingen #Risicomanagement #LessonsLearned #Strategie #EMA #Utiliteit

Read More

BIM en GIS in de life-cycle benadering

Royal HaskoningDHV | Hans Hoeber & Andreas Hoogeveen | #Projectmanagement #Samenwerken #Informatiemanagement #BIM

Read More

Data voor BIM bij Systems Engineering en Asset Management: wat is het verschil?

Provincie Noord-Holland | Thomas Munster & Niels Hoffmann | #BIM #SemanticWeb #Geo-Informatie #SamenwerkenInDeKeten #COINS

Read More

Eisenmanagement binnen Offshore Energy

Boskalis| Nieke Sterkman & Stijn Hulskamp | #MinderEnBeter #Tailormade #Empowerment #RaiseAwareness #Modulair

Read More