Slim informatiebeheer basis voor kortere doorlooptijd

Wat doe je als opdrachtnemer wanneer de opdrachtgever de totale doorlooptijd van een project met 2,5 jaar wil verkorten? Dat is de uitdaging waar Combinatie Ommelanderdiek (Boskalis Nederland en KWS Infra) in het project Dijkverbetering Eemshaven – Delfzijl aan mee mag werken. Het Waterschap Noorderzijlvest wil 12 kilometer dijk hoger, breder, sterker en aardbevingsbestendig maken. En wil dat dus snel gedaan hebben. Martin van Leusden, Systems Engineer bij Boskalis, legt uit hoe hij samen met de opdrachtgever de geboekte tijdwinst wil behouden.

Project gebaseerd op een Design & Construct-contract

Als opdrachtnemer is de combinatie verantwoordelijk voor het ontwerp en de uitvoering van het project op basis van een Design & Construct-contract (D&C). “Om tijd te winnen, heeft het waterschap de voorbereidingstijd, mede door de Crisis- en Herstelwet, in kortere tijd doorlopen. Vanzelfsprekend zonder concessies aan de geleverde kwaliteit en de veiligheid van de mensen die achter de dijk wonen en werken. Technische uitwerking, detailleringen en implementatie van koppelprojecten wordt uitgewerkt tijdens het ontwerp. Dit stelt hoge eisen aan de snelheid en efficiency van de communicatie en het informatiebeheer binnen het project.”

"We beheren alle informatie in Relatics. Deze aanpak verkort de doorlooptijd van informatie en als gevolg daarvan de doorlooptijd voor de ontwerpen."

Martin van Leusden | Systems Engineer | Boskalis

Parallelle deelprojecten

Om zo efficiënt mogelijk te werken, heeft de Combinatie Ommelanderdiek het dijkproject van 12 kilometer opgesplitst in vier projectdelen die tegelijkertijd worden uitgewerkt. Van Leusden: “In de praktijk is deel 1 al in uitvoering, terwijl het ontwerp van deel 2, 3 en 4 nog loopt. Op die manier zorgen we dat er in het project nergens tijd verloren gaat”. Ook op andere gebieden moet de combinatie zoveel mogelijk tijdswinst in stand houden. Om dat te realiseren is tijdens de voorbereiding op de uitvoering, naast de reguliere werkzaamheden binnen een D&C-contract, de nadruk gelegd op de validatie en het verkorten van de doorlooptijd van vragen en contractmutaties.

Focus op validatie

Van Leusden legt uit: “Om tijdens de uitvoering wijzigingen of discussie te voorkomen, besteden we al vroeg in het traject veel aandacht aan het valideren van de eisen. In een regulier project volgt er na de planfase eerst een check door de belangrijkste stakeholders. Deze stap wordt nu tijdens ons ontwerp doorlopen. Als blijkt dat een bepaalde eis in het ontwerp niet haalbaar is, tonen we dat aan en stemmen we de wijzigingen af met de opdrachtgever. We voorkomen bij de oplevering discussie en tijdverlies door in de ontwerpfase het conceptontwerp af te stemmen met onze opdrachtgever en de stakeholders en zo vroeg mogelijk eventuele verandering in het D&C-contract door te voeren.”

Korte doorlooptijd van informatie

Een ander aandachtspunt is de doorlooptijd van de informatie. Het is zaak het ontwerpproces uitstekend te faciliteren om onnodige vertraging of onduidelijkheid te voorkomen. Van Leusden zegt hierover: “Om de vaart in het project te houden, hebben we een groot team samengesteld. Ook aan de kant van de opdrachtgever hebben we te maken met verschillende stakeholders. Met zo’n grote groep betrokkenen die deels parallel werken, is informatiebeheer cruciaal. Iedereen moet toegang tot dezelfde, actuele informatie hebben en de uitwisseling moet gestroomlijnd verlopen. In een regulier project dienen we vragen in via mail bij de opdrachtgever, na intern overleg en bespreking in een technisch of bouwoverleg volgt dan een definitief antwoord. Aansluitend kunnen we de antwoorden in Relatics invoeren en het ontwerp aanpassen. Gemiddeld duurt dat twee tot drie weken. In dit project is die tijd er eenvoudigweg niet.”

Directe communicatie

Om sneller te schakelen, kijkt de opdrachtgever via een eigen portal live mee tijdens het ontwerp in de Relatics-omgeving van de Combinatie Ommelanderdiek. “Alle informatie beheren we in Relatics. Binnen onze informatie-omgeving stellen we direct vragen over de eisenset aan de opdrachtgever stellen, zonder data-export. Zij kijken daar continu mee en reageren snel. Verder is er wekelijks overleg om kwesties direct te bespreken en af te handelen. Als we maandag een vraag hebben, is er vaak op dinsdag al antwoord. Hierover gaan we dan donderdag in gesprek, waarna we eventuele aanpassingen meteen in het ontwerp meenemen. Met deze aanpak verkorten we de doorlooptijd van de informatie en in het verlengde daarvan ook van de ontwerpen.”

Real-time overzicht met GIS

Digitale informatie-uitwisseling gebeurt ook via het GIS-model dat de combinatie gebouwd heeft. “We bieden betrokkenen via een viewer een bijna real-time overzicht van het projectverloop. In de viewer zijn de contouren van de dijk zichtbaar, inclusief de diverse objecten. Als je een object aanklikt, biedt een link naar Relatics toegang tot de objectspecificaties. Dit model biedt de kans om real-time mee te kijken hoe het ontwerp tot stand komt. Bovendien kan de opdrachtgever het verificatieproces tijdens de uitvoering op de voet volgen. In het GIS-model visualiseren we de status van keuringen op basis van de data in Relatics.”

Goede informatie- en communicatiestructuur

De Combinatie Ommelanderdiek is door de opdrachtgever voor de dijkverbetering Eemshaven - Delfzijl voor een fikse uitdaging gesteld. “Tegelijkertijd heeft het ons gedwongen om goed te kijken waar we in het proces de geboekte tijdwinst kunnen vasthouden. Door alle relevante data centraal vast te leggen en te beheren, voorkomen we versnippering en misverstanden. Iedereen praat altijd over hetzelfde en heeft inzicht in de actuele status van de processtappen. We hebben samen met de opdrachtgever een goede informatie- en communicatiestructuur neergezet die iedereen houvast biedt. Hoewel we nog middenin het project zitten, is dit een noodzakelijke stap om het tempo erin te houden en de ambitieuze doelstelling te halen.”

“Binnen onze informatie-omgeving stellen we direct vragen over de eisenset aan de opdrachtgever, zonder data-export. Zij kijken continu mee en reageren snel. Met deze aanpak verkorten we de doorlooptijd van de informatie en in het verlengde daarvan ook van de ontwerpen.”

Gerelateerde artikelen

Risicomanagement en Relatics bij Mobilis

Mobilis maakt al jaren gebruik van Relatics en past op alle projecten een Relatics-omgeving met de naam Mobilizer toe als projectbeheerstool. Mobilizer is ontwikkeld om de steeds groter wordende hoeveelheid…

Read More

Risicomanagement en Relatics bij BAM Infra

Tijdens de interactieve presentatie wordt een inkijk gegeven in het risicomanagementproces bij multidisciplinaire projecten van BAM Infra door middel van het presenteren van het algehele risicomanagementproces alsmede een praktijkcase. Presentatie…

Read More

Risicomanagement door Provincie Flevoland

Om de leefbaarheid van de Provincie Flevoland te vergroten realiseert de provincie de komende jaren enkele grote infrastructurele projecten. Deze projecten brengen voor de organisatie nieuwe en grotere risico’s met…

Read More

Grip op complexiteit en dynamiek bij project Oosterweelverbinding

Met een nieuwe Scheldetunnel en tunnels onder het Albertkanaal maakt de Oosterweelverbinding de ring van Antwerpen (R1) rond. Namens de Vlaamse regering leidt de Beheersmaatschappij Antwerpen Mobiel nv (BAM nv)…

Read More

SCB en VISI bij Provincie Noord-Holland

Provincie Noord-Holland werkt al enkele jaren met Relatics, in eerste instantie alleen voor de systeemeisenspecificatie. Vanaf 2014 is begonnen om ook de SCB-methodiek van de provincie met behulp van Relatics…

Read More

SCB-proces bij ingenieursbureau Iv-Infra

Ingenieursbureau Iv-Infra ondersteunt voornamelijk opdrachtgevers bij geïntegreerde contracten en Systeemgerichte Contract Beheersing. Inmiddels al zeker tien jaar gebruiken zij Relatics ter ondersteuning van hun processen. Bij elk project wordt bewust…

Read More

Risicomanagement door Waterschap Drents Overijsselse Delta

Waterschap Drents Overijsselse Delta past Risicomanagement toe bij al haar projecten. Voor elke project wordt een risicodossier opgesteld en maandelijks geactualiseerd. Relatics wordt gebruikt om de dossiers leesbaar en eenvoudig…

Read More

Omgevingsmanagement door Waterschap Vallei en Veluwe

Het project Verbetering IJsseldijk Apeldoorns Kanaal (Waterschap Vallei en Veluwe) zet Relatics in voor het Strategisch Omgevings Management. Hierdoor zijn alle gegevens van stakeholders op één plaats samengebracht en kunnen…

Read More

Informatievoorziening aan opdrachtgever altijd up-to-date

Hoogveen komt nog maar op een paar plekken in Nederland voor en natuurgebied de Peel is er daar één van. Met het project LIFE+ Groote Peel wil de Provincie Noord-Brabant…

Read More